Note de débours : Modèle et Comptabilisation

En quoi est-ce que la note de débours diffère de la note de frais ? Comment rédiger une note de débours ?
Nous vous expliquons tout et vous fournit un modèle simple de note de débours.

Qu'est-ce qu'une note de débours ?

Une note de débours est comparable à une note de frais : il s'agit d'une avance de frais. Cependant, une note de débours permet de déclarer des dépenses qui sont effectuées pour le compte d'une entreprise tierce.

Les notes de débours sont donc majoritairement utilisées par les indépendants qui avancent des frais pour le compte de leurs clients.
Au moment de se faire payer ses honoraires, il faut également se faire rembourser les frais avancés. Il est alors indispensable d'établir une "note de débours".

Attention, il faut bien comprendre que les notes de débours ne sont pas des charges comptables pour les indépendants, mais seulement une avance de trésorerie. En revanche, elles doivent quand même être déclarées à l'administration fiscale.

Il faut aussi comprendre qu'en tant que simple avance de trésorerie, la facture s'établit normalement au nom du client, et c'est donc ce dernier qui pourra récupérer la TVA, en plus de profiter du service après-vente et des garanties.

La note de débours est à ce titre bien différente d'une note de frais. En effet, on fait une note de frais quand la facture est à votre nom et que vous souhaitez la refacturer à votre client. Il est donc possible de récupérer la TVA sur ses notes de frais. Il est également possible, contrairement à une note de débours, d'appliquer une marge.

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Comment faire une note de débours ?

La note de débours doit présenter plusieurs éléments et informations :

  • le détail de l'ensemble des frais engagés pour le compte d'un client
  • La somme totale exacte engagée pour le client.

Distinction faite, voici les éléments que doit comporter un bon modèle de note de débours :

  • Les coordonnées de l'émetteur
  • Les coordonnées du destinataire
  • Le détail du prix de votre prestation
  • Le débours de trésorerie qui vous est dû.
  • Le délai de règlement ainsi que le mode de règlement souhaité.

Si vous souhaitez savoir précisément comment comptabiliser une note de débours, vous pouvez vous rendre ici.

Exemple à télécharger d'une note de débours

Nous avons le plaisir de vous avoir concocté un modèle Excel de note de débours à télécharger. Pour recevoir l'exemple Excel par mail, il suffit de remplir le formulaire ci-dessous.

Un modèle de note de débours

Prenons ici l'exemple d'un artisan venu faire les travaux pour refaire le couloir de la société Fictive SA. Il devra ensuite remettre à son client une note de débours qui peut prendre la forme d'un simple tableau.

Voici un exemple de tableau que Maurice Dupuy, notre entrepreneur, pourrait transmettre à son client :

TypeDateDescriptionMontant TTC
Notes de débours06/05/2021Achat de carrelage199
Notes de débours03/05/2021Peinture235

Ce tableau est suffisant pour être une note de débours, et peut être intégré à la facture de vos prestations.

Notez qu'en tant qu'indépendant, vous pourrez également profiter du barème des indemnités kilométriques pour être exonéré de cotisations sociales sur vos frais de déplacement en voiture.

La comptabilisation des notes de débours & TVA

Les notes de débours font l'objet d'une comptabilisation particulière puisqu'ils ne forment pas le chiffre d’affaires, ils constituent seulement une avance de trésorerie.

En tant que simple flux, ils sont comptabilisés dans les comptes de passage. Plus précisément, dans un compte de tiers.

Pour comptabiliser l'achat des débours :

On débite le compte "autre comptes débiteurs ou créditeurs"

On crédite le compte "banque"

Pour comptabiliser la refacturation du débours :

On débite le compte clients

On crédite :

- La TVA collectée (si la TVA s'applique)

- "autres comptes débiteurs ou créditeurs" avec le montant des débours refacturés.

Enfin, on peut ajouter qu'on comptabilise généralement cette facture comme une facture d'achat classique.

En espérant que ce modèle et ces explications comptables vous seront utiles pour vous faire rembourser les frais avancés pour le compte de vos clients.

Nous nous occupons de simplifier la récupération de vos factures quand vous vous déplacez chez de clients, pour passer moins de temps à faire de l'administratif !

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