Tout savoir sur les justificatifs de note de frais

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Que ce soit pour un déplacement professionnel d’une journée ou d’une semaine, le salarié est souvent amené à réaliser des dépenses supplémentaires. Et comme ce n’est pas à lui de les prendre en charge, l’employeur doit lui rembourser l’ensemble des frais professionnels. Mais pour cela, la constitution des notes de frais est indispensable. Sans oublier la preuve des dépenses. Alors si vous souhaitez vous faire rembourser les frais engagés à titre professionnel, vous devez impérativement présenter les justificatifs associés.

La note de frais, indispensable pour obtenir le remboursement de ses dépenses professionnelles

Un billet d'avion acheté pour se rendre à un séminaire, une nuit d'hôtel pour une visite à un fournisseur à plusieurs centaines de kilomètres du lieu de travail habituel, un repas payé à un client… Toutes ces situations engagent des dépenses supplémentaires pour le salarié. Et logiquement, ce n’est pas à lui de les assumer, mais bien à l’entreprise.

L’obligation de l’employeur

Pour indemniser son salarié en voyage d’affaires , l’entreprise a plusieurs solutions :

• fournir à son salarié une carte bancaire pour qu’il paye directement depuis les comptes de l’entreprise ;
• prévoir le paiement d’allocations forfaitaires pour chaque poste de dépense ;
• demander au collaborateur des avances de frais que l’entreprise devra rembourser par la suite.

Et c'est justement dans cette dernière hypothèse qu’interviennent les notes de frais et les justificatifs.

L’obligation du salarié

Dès lors que l’entreprise prévoit le remboursement des frais réels , le salarié doit fournir à son employeur ses notes de frais associées. Ces documents regroupent l’ensemble des frais engagés par le collaborateur au cours de son voyage d’affaires. Par exemple, les dépenses de location de voiture, la note de restaurant ou encore l’achat de matériel de démo.

Mais comment faire ses notes de frais ?

Le Code du travail ne précise pas les mentions obligatoires devant être présentes au sein des notes de frais. Mais dans la pratique, ce sont les comptables qui vont avoir besoin de plusieurs informations, telles que :

• La date de la dépense : cela permet de prouver que vous étiez effectivement en déplacement professionnel à cet instant.
• Les montants : le service comptable aura besoin du montant total (TTC), HT, de la TVA et de son taux.
• La catégorie de la dépense : ça peut être les frais de transport, les frais de nourriture ou les frais d’hébergement.
• L’identité du salarié : vous devez alors renseigner votre nom et éventuellement votre service.

En fonction des modalités de gestion des notes de frais, d’autres informations supplémentaires peuvent être ajoutées.

Dans tous les cas, le service comptable aura également besoin des pièces justificatives attestant des informations mentionnées. Mais quels sont ces justificatifs de notes de frais ?

Comment simplifier les déplacements professionnels ?

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À condition de présenter ses justificatifs de note de frais

Outre l’entreprise, le remboursement des frais de déplacement intéresse plusieurs organismes : l’URSSAF pour le paiement des charges sociales et l’administration fiscale pour la déclaration des résultats et la déclaration de TVA.

Alors en plus de devoir vous rembourser les dépenses engagées au cours de votre voyage d’affaires, l’entreprise doit également justifier la véracité des notes de frais auprès des différents organismes. Et surtout, elle doit prouver que le salarié a bien engagé ces dépenses dans le cadre de son activité professionnelle.

Ainsi, pour répondre à ses obligations de comptabilité, l’entreprise doit disposer des justificatifs de notes de frais du salarié . Mais alors quels sont les documents de preuve admis ?

Les justificatifs autorisés

Par principe, le reçu ou la facture sont admissibles pour le remboursement des frais professionnels. Cela dit, ces documents doivent toujours comporter les mentions suivantes :

• le nom du fournisseur ;
• la date de la dépense ;
• le montant de la dépense ;
• la description de la dépense (par exemple, un repas pour deux personnes).

Et pour récupérer la TVA , il faudra également que le justificatif mentionne le nom de l’entreprise.

Quid du reçu de CB ? A priori, il remplit toutes les conditions. Hormis la description de la dépense. Il est donc non valable à lui seul, mais doit être accompagné d’un document plus complet, comme une facture.

Et pour cause, votre employeur ne saura pas si vous avez acheté un billet d’avion en prévision d’un voyage d’affaires ou un billet d’avion pour vos prochaines vacances aux Seychelles.

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Les cas particuliers

Attention, en fonction des catégories de dépenses, l’administration fiscale peut exiger des justificatifs de notes de frais spécifiques.

Les indemnités kilométriques

Ces derniers sont remboursés dans l'hypothèse où le salarié utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels. Cependant, il n’est pas toujours facile de savoir comment rembourser ces dépenses. Dans ce cas, l’URSSAF propose un barème kilométrique qui indique le montant à rembourser en fonction de la distance parcourue et de la puissance fiscale du véhicule.

Et comme le salarié doit justifier son déplacement, il devra également fournir plusieurs informations sur sa note de frais :

• le nombre de kilomètres parcourus ;
• le lieu du déplacement ;
• le motif du déplacement ;
• la puissance administrative de sa voiture (avec une copie de la carte grise).

Généralement, ces derniers font l’objet d’une note de frais kilométriques à part.

Pour prouver la mission professionnelle, vous pourrez également indiquer tous les autres frais associés au transport, comme le ticket de péage ou le reçu de carburant.

Les frais de repas

Si vous invitez un client ou partenaire au restaurant , vous devrez ajouter plusieurs informations complémentaires, telles que :

• le nombre d’invités ;
• le nom de chaque invité ;
• leur fonction ;
• l’entreprise pour laquelle ils travaillent ;
• le nom des collaborateurs du salarié réglant la note (si besoin).

Les frais d’hébergement

Si vous êtes contraint de dormir à l'hôtel, il faudra conserver la facture et vous assurer qu’elle comporte les éléments suivants :

• le nombre de nuitées ;
• la catégorie de la chambre ;
• les frais deroom serviceou annexes.

En parallèle, il faudra indiquer le motif de ce déplacement professionnel et justifier que la nuit d'hôtel est effectivement nécessaire.

Bon à savoir : dans un souci de simplification, l’envoi des justificatifs et notes de frais peut se faire de manière dématérialisée. C’est-à-dire par voie électronique ou via un logiciel de gestion.

Dans tous les cas, c’est à l’entreprise de définir son organisation afin de simplifier l’archivage et la comptabilisation de ces notes de frais.

À savoir :

Que se passe-t-il en cas de justificatif perdu ?

En cas de perte de justificatif, plusieurs solutions se présentent. Le salarié pourra demander au fournisseur un duplicata, présenter son relevé de carte bancaire ou réaliser une attestation sur l’honneur pour les dépenses engagées.

Qu’en est-il de la durée de conservation des pièces justificatives ?

La réponse se trouve dans le Code du commerce qui exige de conserver les documents comptables pendant une période de 10 ans.