Pour rendre visite à un client, un fournisseur ou encore participer à un salon, un salarié peut être amené à se déplacer dans un cadre professionnel. Lors de ce voyage d’affaires, il va payer des frais supplémentaires pour réserver un vol, pour se loger ou encore pour se restaurer . Même si sa fonction ne l’implique pas ou s’il n’a pas de clause de mobilité dans son contrat, un salarié, en règle générale, ne peut refuser de se déplacer sauf quelques cas dont la prise en charge de ces dépenses.
Pour le salarié, il est donc important de savoir avant son déplacement professionnel quels seront les remboursements des frais avancés.
Par disposition, l’employeur doit rembourser tous les frais de transport, d’hébergement et de repas liés au déplacement professionnel d’un collaborateur.
Comme le prévoit la convention collective Syntec applicable à l’entreprise, ce remboursement peut être forfaitaire, à la suite d’un accord entre le salarié et l’employeur au préalable, ou sur justification des frais engagés. Dans ce cas, le salarié se doit de conserver tous les justificatifs de paiement des frais engagés pour son remboursement. Il devrait alors remplir un modèle de note de frais dans le but de le soumettre à son manager ou à l'équipe comptable. Cela dépend notamment du système de validation mis en place au sein de l'entreprise.
Cependant, l’employeur peut décider de limiter le remboursement aux dépenses strictement nécessaires. Pour cela, il se doit de notifier le salarié directement ou via la politique de remboursement des notes de frais de l’entreprise.
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Il est important de noter que les déplacements domicile-travail peuvent aussi être pris en charge, partiellement ou dans la totalité par l'employeur. Il existe deux types de remboursement de ces déplacements :
Légalement, l'employeur peut être exonéré de cotisations sociales pour le remboursement des avances de frais professionnels effectués par les collaborateurs. Cependant cette exonération est plafonnée par la loi et plus précisément le Code du Travail.
Ces limites vont dépendre du type de dépenses mais aussi du lieu du déplacement professionnel. Vous pouvez retrouver les barèmes directement ici. Voici un aperçu des différents critères :
Les politiques des dépenses des entreprises et donc implicitement de remboursement des notes de frais effectués lors d'un déplacement professionnel tendent à devenir de plus en plus strictes. Les entreprises tendent donc à mettre en place une politique voyage complète qui permet par la même occasion de mieux encadrer les dépenses de déplacements des collaborateurs et les notes de frais qui sont liées.
Il existe de plus en plus d'entreprises qui ont mis en place un système d'avance de frais professionnels pour les collaborateurs. Cela leur permet de soulage leurs comptes en banque notamment.
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