Les notes de frais sont-elles imposables ? Guide complet sur la fiscalité des NdF

Courantes dans les entreprises de tout secteur d’activité, les notes de frais permettent au salarié d’être remboursé pour toutes les dépenses engagées à des fins professionnelles. Charge pour l’employeur et simple remboursement pour le collaborateur, ce document comptable suscite de nombreuses questions.

Parmi les plus importantes : la note de frais est-elle imposable ?

Découvrez la réponse dans cet article. On vous dit tout sur la fiscalité des notes de frais.

Rappel sur les notes de frais

Que vous partiez en déplacement professionnel pour rencontrer un client à l’autre bout de la France ou pour une formation au siège de l’entreprise situé à Londres, il est fort probable que vous engagiez des dépenses au cours de votre voyage d’affaires.

Mais puisqu’elles sont engagées à titre professionnel, c’est à l’employeur de les prendre en charge.

Pour cela, il peut établir les modalités de remboursement de différentes manières :

  • Une allocation forfaitaire : celle-ci est déterminée en amont du déplacement professionnel. À vous ensuite de respecter le budget alloué.
  • Le remboursement des frais réels : ici, c’est à vous d’avancer les frais. Vous obtenez ensuite une indemnisation a posteriori en établissant les notes de frais.

Dans ces deux hypothèses, vous percevez une somme d’argent en plus de votre salaire. Il est donc logique de se poser la question de leur imposition, aussi bien pour le collaborateur que pour le chef d’entreprise. Mais avant de rentrer dans les détails de la fiscalité des notes de frais, voyons leur condition de validité.

Les conditions de la note de frais

Pour pouvoir être considérée comme telle, la note de frais doit impérativement répondre aux conditions suivantes :

  • Une dépense engagée dans l'intérêt de l’entreprise ;
  • Une dépense proportionnée au but recherché ;
  • Une dépense prouvée avec les pièces justificatives correspondantes (les factures et reçus sont alors indispensables pour la comptabilité de l’entreprise).

Dès lors qu’elles respectent ces conditions, les notes de frais ne sont pas imposables. On vous explique pourquoi.

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Notes de frais et impôt sur le revenu

Pour pouvoir être déduite de l’impôt sur le revenu, la note de frais doit répondre aux conditions susmentionnées. Et surtout, elle ne doit pas être considérée comme un avantage en nature.

La note de frais n’est pas imposable

La note des frais étant une dépense engagée à des fins professionnelles, elle n’est pas soumise au barème progressif de l'impôt sur le revenu du salarié.

Et pour cause, ce n’est pas un complément de revenu, mais simplement une compensation pour les frais engagés dans le cadre de votre activité professionnelle.

Alors si vous avez perçu une indemnisation pour vos notes de frais, celle-ci ne sera pas imposable. Cela dit, les modalités de déclaration varient selon que vous ayez opté pour les frais réels ou pour l’abattement forfaitaire de 10 %.

  • Si vous optez pour les frais réels : il faudra intégrer les frais à la déclaration de revenus et préciser l’ensemble des dépenses engagées.
  • Si vous optez pour la déduction forfaitaire : il ne faudra pas mentionner les allocations versées par l'entreprise pour vos déplacements professionnels.

Mais attention, au-delà d’un certain montant, la dépense professionnelle n’est plus considérée comme telle, mais plutôt comme un avantage en nature.

Notes de frais et avantages en nature

Comme mentionnée, les notes de frais doivent être proportionnées au but recherché. Alors si vous vous rendez tous les soirs dans un restaurant 5 étoiles lors de votre voyage d’affaires, il est légitime de douter de la proportionnalité de la note de frais.

Dans cette hypothèse, la dépense sera considérée comme un avantage en nature. Et en tant que tel, il est imposé.

Pour vous donner une idée des avantages en nature, voici quelques exemples courants :

  • Un logement mis à disposition du salarié de manière gratuite ;
  • Le paiement de l’électricité ou du gaz du logement personnel ;
  • L’utilisation privée d’un véhicule professionnel ;

Tous ces avantages sont considérés comme des compléments de salaire. Ils doivent donc être mentionnés lors de la déclaration d'impôt sur le revenu.

Maintenant que nous avons vu l’imposition des notes de frais pour le salarié, voyons ce qu’il en est côté employeur.

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Notes de frais et cotisations sociales

Du côté de l’entreprise, les notes de frais sont aussi exonérées des cotisations de sécurité sociale. Pour cela, les dépenses ne doivent pas dépasser les seuils définis par l’administration fiscale.

Voici les limites d’exonération :

  • Une allocation pour couvrir les frais de télétravail : 550 €
  • Un repas au restaurant : 19,40 € (pour en savoir plus sur les frais de repas, cliquez ici) ;
  • Hébergement : entre 50 et 90 € selon le lieu de déplacement (si vous êtes en France). Pour les déplacements à l’étranger, les limites d’exonération varient selon les pays. Pour en savoir plus, consultez cet article sur le barème des indemnités journalières de mission à l’étranger.
  • Les déplacements en voiture : pour cela, nous vous invitons à consulter le barème kilométrique de l’URSSAF.

Attention, si la dépense est justifiée, mais qu’elle dépasse ces montants, la fraction qui dépasse devra être soumise aux charges sociales.

Et bien sûr, l’avantage en nature sera aussi comptabilisé.

En outre, l'entreprise pourra également déduire les notes de frais de son résultat imposable. Mais, toujours dans la limite des seuils susmentionnés.

Note de frais et TVA

En plus de déduire les notes de frais de ses charges sociales et de son résultat imposable, le chef d’entreprise peut aussi récupérer la TVA des notes de frais. Mais attention, toutes les dépenses engagées ne donnent pas droit à récupération de la taxe sur la valeur ajoutée. C’est par exemple le cas des indemnités kilométriques ou des billets d’avion.

Pour les autres dépenses, la note de frais doit remplir toutes les conditions mentionnées précédemment. En plus, il faudra :

  • une facture adressée directement à l’entreprise ;
  • une dépense effectuée chez un fournisseur redevable de la TVA.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la récupération de la TVA, n’hésitez pas à consulter cet article : La TVA sur les frais de déplacement

Et pour simplifier la comptabilisation des notes de frais, on vous recommande d’utiliser un logiciel de gestion.

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