Petits comme grands déplacements entraînent toujours des frais supplémentaires pour le collaborateur. Or, toutes les dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle doivent être remboursées par l’employeur. Mais pour cela, il faut établir une note de frais.
Alors quelles mentions indiquer ? Comment envoyer ce document ?
Si vous ne savez pas comment faire, on vous donne quelques astuces pour remplir une note de frais.
Vous partez régulièrement en déplacement professionnel pour rencontrer des clients, faire des audits auprès de partenaires ou encore pour réaliser des chantiers de construction ?
Dans ce cas, lorsque les déplacements durent plusieurs jours, vous êtes obligé d’engager des frais additionnels. Et que ce soit pour vous nourrir ou vous loger, vous dépensez davantage qu’en restant sur votre lieu de travail habituel.
Justement, toutes ces dépenses supplémentaires doivent vous être remboursées par votre employeur.
Celui-ci a alors plusieurs possibilités :
Mais attention, il ne s'agit pas simplement de dire à son patron : “tu me dois x euros”. Encore faut-il prouver que vous avez dépensé telle somme. Et c’est à cet instant qu’il va falloir remplir vos notes de frais pour obtenir le remboursement de vos dépenses de déplacement.
Bon à savoir : le salarié doit transmettre ses notes de frais dans un délai raisonnable. De son côté, l’employeur doit aussi rembourser le salarié rapidement (généralement en fin de mois ou sous 30 jours). Pour connaître les modalités d’indemnisation, n’hésitez pas à consulter la politique de gestion de voyage de l’entreprise.
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Au niveau de la comptabilité, les notes de frais ne pourront être acceptées que si elles comportent les mentions suivantes :
Et comme il existe plusieurs frais, il faudra aussi ajouter des mentions spécifiques en fonction des dépenses. Par exemple, pour les repas pris au restaurant avec un client, vous devrez indiquer le nom du client, son entreprise et le motif du repas.
Il en va de même pour les frais kilométriques qui sont utilisés lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels. Dans cette hypothèse, les modalités de calcul (et donc de remplissage des notes de frais) sont particulières. Si vous souhaitez en savoir plus, on a justement écrit un article sur les indemnités kilométriques.
Pour remplir vos notes de frais, il y a plusieurs possibilités en fonction des outils prévus au sein de votre entreprise.
Si rien n’est prévu par l’entreprise, c’est à vous de concevoir vous-même votre note de frais. Dans ce cas, plusieurs hypothèses s’offrent à vous :
Idéalement, le remplissage de note de frais se fait par l’intermédiaire d’une solution de gestion des dépenses. Grâce à la dématérialisation des process, il vous suffit de suivre les différentes étapes et de saisir les champs requis.
Le logiciel est préférable, car il facilite la gestion des notes de frais. Et ce, à plusieurs égards :
Mais surtout, qu’un logiciel comptable soit prévu ou non par l’employeur, il faudra toujours ajouter les justificatifs à vos notes de frais.
Téléchargez notre modèle Excel d'une note de frais :
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