Comment remplir une note de frais ?

Les remboursements de frais professionnels

Vous partez régulièrement en déplacement professionnel pour rencontrer des clients, faire des audits auprès de partenaires ou encore pour réaliser des chantiers de construction ?

Dans ce cas, lorsque les déplacements durent plusieurs jours, vous êtes obligé d’engager des frais additionnels. Et que ce soit pour vous nourrir ou vous loger, vous dépensez davantage qu’en restant sur votre lieu de travail habituel.

Justement, toutes ces dépenses supplémentaires doivent vous être remboursées par votre employeur.

Celui-ci a alors plusieurs possibilités :

• Soit, il vous propose un remboursement forfaitaire. Par exemple, 50 € par repas pour les frais de restaurant lors de vos déplacements. Ici, c’est au voyageur de gérer l’ensemble de ses dépenses pour ne pas dépasser la limite fixée.
• Soit, l’employeur vous propose un remboursement des frais réels. Dans ce cas, il vous paiera exactement ce que vous avez dépensé sur place.

Mais attention, il ne s'agit pas simplement de dire à son patron : “tu me dois x euros”. Encore faut-il prouver que vous avez dépensé telle somme. Et c’est à cet instant qu’il va falloir remplir vos notes de frais pour obtenir le remboursement de vos dépenses de déplacement.

Bon à savoir : le salarié doit transmettre ses notes de frais dans un délai raisonnable. De son côté, l’employeur doit aussi rembourser le salarié rapidement (généralement en fin de mois ou sous 30 jours). Pour connaître les modalités d’indemnisation, n’hésitez pas à consulter la politique de gestion de voyage de l’entreprise.

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Les mentions obligatoires pour les notes de frais

Au niveau de la comptabilité, les notes de frais ne pourront être acceptées que si elles comportent les mentions suivantes :

• La date de la dépense ;
• Le nom du collaborateur (et éventuellement son service) ;
• Le motif de la dépense ;
• La nature des frais engagés (frais de déplacement, frais de nourriture, frais d’hébergement …) ;
• Le montant de chaque frais (HT, TTC, taux de TVA).

Et comme il existe plusieurs frais, il faudra aussi ajouter des mentions spécifiques en fonction des dépenses. Par exemple, pour les repas pris au restaurant avec un client, vous devrez indiquer le nom du client, son entreprise et le motif du repas.

Il en va de même pour les frais kilométriques qui sont utilisés lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels. Dans cette hypothèse, les modalités de calcul (et donc de remplissage des notes de frais) sont particulières. Si vous souhaitez en savoir plus, on a justement écrit un article sur les indemnités kilométriques.

Remplir une note de frais sur papier, Excel ou logiciel ?

Pour remplir vos notes de frais, il y a plusieurs possibilités en fonction des outils prévus au sein de votre entreprise.

Rien n’est prévu par l’entreprise

Si rien n’est prévu par l’entreprise, c’est à vous de concevoir vous-même votre note de frais. Dans ce cas, plusieurs hypothèses s’offrent à vous :

• Le format papier : ici, vous devez renseigner toutes les mentions obligatoires vues dans le paragraphe précédent. Et si vous ne savez pas exactement comment faire, on vous propose justement un modèle de note de frais. Il vous suffira ensuite de saisir l’ensemble de vos dépenses et les montants associés.
• Le format Excel : outre le format PDF ou Word, le mieux pour remplir une note de frais reste quand même de créer un tableau Excel. Ici, vous pouvez ajouter plusieurs colonnes en fonction de la catégorie de dépense engagée (frais de repas, frais de transport …).

L’entreprise utilise un logiciel de gestion

Idéalement, le remplissage de note de frais se fait par l’intermédiaire d’une solution de gestion des dépenses. Grâce à la dématérialisation des process, il vous suffit de suivre les différentes étapes et de saisir les champs requis.

Le logiciel est préférable, car il facilite la gestion des notes de frais. Et ce, à plusieurs égards :

• Pour le travailleur : ça vous fait gagner du temps.
• Pour le service comptable : les comptables ont besoin de notes de frais claires et précises pour déduire les dépenses professionnelles des cotisations sociales dès lors qu’elles répondent à l'intérêt de l’entreprise. En outre, elles sont également indispensables pour le calcul de récupération de la TVA.
• Pour le patron : la comptabilisation des notes de frais est souvent vérifiée par l’administration fiscale. Alors pour éviter un redressement de l’Urssaf, le chef d’entreprise a tout intérêt à utiliser un outil de gestion pour ses documents comptables.

Mais surtout, qu’un logiciel comptable soit prévu ou non par l’employeur, il faudra toujours ajouter les justificatifs à vos notes de frais.

Modèle Excel de notes de frais :

Téléchargez notre modèle Excel d'une note de frais :