Le Barème URSSAF des indemnités kilométriques

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Le barème IK, aussi appelé Barème des Indemnités Kilométriques est un barème annuel émis par l'URSSAF et concerne les déplacements professionnels. Il est donc mis à jour chaque année et concerne les déplacements suivants :

• déplacements en voiture
• déplacements à moto
• déplacements à vélo

Le barème URSSAF des déplacements kilométriques permet de calculer l’indemnité versée au salarié, dès lors qu’il utilise son propre véhicule pour le bien d’une mission professionnelle. En effet, en tant que collaborateur, si vous engagez des frais pour les besoins de votre activité professionnelle, l’employeur est tenu de vous les rembourser. Il peut s’agir des frais de repas, frais d’hébergement ou frais de déplacement . Pour ces derniers, vous avez la possibilité de prendre les transports en commun, d’utiliser un véhicule professionnel ou personnel.Mais si vous utilisez votre propre véhicule, comment déterminer le montant des remboursements ? C’est à cet instant que le barème kilométrique de l’URSSAF intervient. De quoi s’agit-il ? Comment fonctionne-t-il ? Quelle est son utilité ? C’est ce que nous allons voir dans cet article à travers la définition du barème URSSAF, le calcul du montant des indemnisations, ainsi que quelques exemples concrets et mises en situation.

C’est quoi le barème URSSAF des indemnités kilométriques ?

C’est quoi le barème URSSAF des déplacements kilométriques ? Ce barème permet de calculer le remboursement des frais engagés par les salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour une mission professionnelle. Mais attention, à ne pas confondre les déplacements professionnels et les trajets domicile-travail.

Le remboursement des frais de déplacements professionnels

Entre les rendez-vous chez un client et les visites chez les fournisseurs, vous vous déplacez souvent à des fins professionnelles ?

Et cela implique plusieurs frais que l’employeur doit rembourser. Notamment les frais de transport.

Mais si vous utilisez votre véhicule personnel, il est difficile de déterminer le montant des dépenses. Et pourtant, entre l’assurance automobile, l’usure du véhicule, les frais d’entretien et le nombre de kilomètres parcourus, la facture augmente rapidement.

Alors pour faciliter le calcul, l’URSSAF prévoit une indemnité versée au collaborateur pour tous les déplacements effectués à titre professionnel. Celle-ci est définie par le barème URSSAF des déplacements kilométriques.

• À lire aussi : Les justificatifs à fournir pour le remboursement des indemnités kilométriques

Attention, il ne s’agit pas des dépenses engagées pour le trajet domicile-travail, mais des déplacements réalisés dans le cadre d’une mission.

Déplacements professionnels et trajets domicile-travail

Vous prenez votre voiture pour vos trajets domicile-travail et vous souhaitez savoir s’il s’agit d’un déplacement professionnel ?

Pour le savoir, il faut s’intéresser à la finalité de chaque déplacement.

Le trajet domicile-travail permet au salarié de commencer (ou terminer) sa journée de travail. À l’inverse, le déplacement professionnel s’inscrit au sein même de la journée de travail. Et pour cause, ces déplacements sont nécessaires pour les besoins de l’activité.

Pour vous aider à comprendre, voici quelques exemples de déplacements professionnels :

• Un commercial qui se rend chez un client pour une négociation ;
• Un agent immobilier qui visite des appartements avec de potentiels acheteurs ;
• Une infirmière qui se rend au domicile de ses patients.

Ces différents déplacements vous permettent d’obtenir une indemnisation dès lors que vous utilisez votre véhicule personnel . Ce n’est pas le cas du trajet domicile-travail. En revanche, vous pourrez déduire de votre déclaration d'impôt, les kilomètres effectués afin de vous rendre sur votre lieu de travail. Pour cela, vous avez le choix entre le régime des frais réels ou l’abattement de 10%.

Pour en revenir aux déplacements professionnels, voyons précisément le montant des indemnités kilométriques grâce au barème URSSAF.

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Comment calculer le montant des indemnités kilométriques ?

Le calcul du montant des indemnités kilométriques repose sur le barème URSSAF des déplacements kilométriques. Celui-ci prend en considération le type de véhicule utilisé, sa puissance fiscale et la distance parcourue.

Le barème URSSAF pour connaître les indemnités kilométriques

En fonction du type de véhicule utilisé et de sa puissance fiscale, l’employeur doit multiplier la distance par un coefficient prédéfini pour connaître le montant des indemnités kilométriques.

Avant de rentrer dans les détails, il convient de comprendre la puissance fiscale du véhicule :

• Qu’est-ce qu’un cheval fiscal ?

Il s’agit d’une unité de mesure permettant de calculer la puissance administrative du véhicule. Il permet alors de connaître le coût du certificat d’immatriculation.

• Quels sont les critères ?

La puissance fiscale prend en compte la puissance du véhicule en kW et son émission de CO2. Ainsi, la formule de calcul est la suivante : (émission de CO2/45) + (puissance en kW/40) 1,6

• Où peut-on le trouver ?

Vous pourrez la retrouver sur la carte grise de l’ancien propriétaire du véhicule (pour les véhicules d’occasion) ou sur la facture émise lors de la vente (pour les véhicules neufs).

Maintenant que vous connaissez la puissance fiscale de votre véhicule, voici un tableau reprenant les barèmes d’indemnités kilométriques pour 2021, en attendant la publication du nouveau barème annoncé par le Premier Ministre :

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Voici le même tableau concernant les deux roues ainsi que les motos :

Source : URSSAF

Bon à savoir : Si vous utilisez un véhicule électrique, le montant de l’indemnisation est majoré de 20 %.

Quelques exemples concrets d’indemnisation kilométrique

En reprenant le tableau susmentionné, voici quelques exemples d’allocations forfaitaires à verser par l’employeur :

• Le salarié possède une voiture avec une puissance de 5 chevaux fiscaux et réalise 21 000 kilomètres annuels pour ses déplacements professionnels : 21000 x 0,368 = 7 728 €
• Le salarié possède un scooter et réalise 2 500 kilomètres dans le cadre de ses missions professionnelles : 2 500 x 0,272 = 680 €
• Le salarié possède une moto 5 CV et réalise 4 600 kilomètres à l’année pour son travail : (4600 x 0,068) + 1365 = 1667,80 €

Un exemple du nouveau barème 2022, fourni par Bercy

En attendant la parution officielle du nouveau barème, Bercy a fourni à Capital un exemple de situation, qui permet de se rendre compte du changement :

Salarié, Jean-Marc roule 21.500 kilomètres par an. Il effectue chaque jour, et cela 5 fois par semaine, 80 kilomètres entre son domicile et son travail. Jean-Marc travaille 215 jours par an. Il déclare 17.200 kilomètres pour ses déplacements professionnels aux frais réels, en utilisant le barème kilométrique. Célibataire, il est imposé au taux marginal de 30% et n’était pas éligible à l’indemnité inflation en décembre.Son véhicule est une Clio diesel de 2012, 5 portes, 105 chevaux, qui consomme 4,2 L/100 km.

Grâce à la hausse de 10 % du barème de l'indemnité kilométrique, Jean-Marc va bénéficier au printemps d'une économie de 195 euros sur son impôt sur le revenu.

Indemnisation des frais de déplacement et charges sociales

Tout comme les primes de déplacement, l’indemnité kilométrique est exonérée de cotisations sociales.

Mais pour bénéficier de cette exonération, l’employeur doit s’assurer que le salarié n’ait d’autres choix que d’utiliser son véhicule. C’est le cas par exemple s’il n’y a pas de transport en commun vous permettant de vous rendre sur les lieux de la mission.

Par ailleurs, il doit se justifier devant l’administration fiscale, à travers les éléments suivants :

• l’utilisation du véhicule personnel du salarié ;
• la distance parcourue ;
• la puissance du véhicule ;
• le nombre de trajets mensuels ;
• le caractère professionnel du déplacement.

Attention, l’exonération ne porte que sur les montants fixés par le barème de déplacements kilométriques. Si l’employeur décide de fournir une indemnité supérieure à son salarié, l’excédent ne sera pas exonéré.

De même, si vous recevez une contravention lors d’un déplacement professionnel (excès de vitesse, stationnement interdit, …), le paiement de ladite contravention n’est pas à la charge de votre employeur. S’il décide toutefois de vous les rembourser, il ne bénéficiera pas de l’exonération.

De votre côté, vous devez vous engager à ne pas faire de covoiturage avec un autre membre de l’entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

Modèle Excel - Note de frais Kilométrique

Pour obtenir un modèle en version Excel d'une note de frais kilométrique , vous pouvez remplir ce formulaire. Vous recevrez l'exemple Excel par mail :