Absentéisme au travail : le comprendre pour y remédier

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Influant directement sur la productivité de l’entreprise et sur le bien-être des autres collaborateurs, l’absentéisme peut devenir un véritable casse-tête pour les employeurs. En pleine augmentation (il est passé de 4,18% à 5,04% entre 2019 et 2020), il devient un sujet stratégique pour la majorité des entreprises. Swile vous explique quelles en sont les causes et comment y remédier ! Point important: Une étude du cabinet de conseil WTW (ex-Willis Towers Watson), parue en 2022, indique que l’absentéisme dans les entreprises du secteur privé et dans le public a augmenté ces dernières années au-delà de l’effet Covid-19.

Qu’est ce que l’absentéisme au travail ?

C’est le fait, pour un salarié, d’être absent de manière répétée sur son lieu de travail.

Si l’absentéisme peut prendre la forme d’un arrêt de travail validé par un médecin lorsque les causes sont légitimes et constatées par celui-ci, il arrive aussi qu’un salarié soit absent de manière non justifiée, c’est-à-dire sans motif valable et sans apporter à son employeur de justificatif médical ou personnel.

Certains chiffres liés à l’absentéisme sont particulièrement inquiétants :

• 44 % des salariés interrogés en 2019 se sont vu prescrire un arrêt maladie au cours des 12 derniers mois ;
• 49 % des 18-34 ans sont concernés par les arrêts maladie ;
• Parmi ces “jeunes absents”, 37 % ont eu au moins deux arrêts au cours de cette période, et 8 % plus de trois arrêts ;
• 56 % des employeurs indiquent avoir eu au moins un salarié en arrêt longue durée (ALD = plus de 6 mois)  au cours des 12 derniers mois dans leurs effectifs ;
• Un secteur, en particulier, se démarque : l’Hôtellerie/Restauration révèle une tendance importante :  25 % des salariés ont eu plus de 3 arrêts au cours des 12 derniers mois.

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Quelles sont les causes de l’absentéisme au travail ?

Une étude de Malakoff Humanis publiée en 2019 apporte quelques chiffres éclairants sur les causes de l’absentéisme :

• 87 % des arrêts de travail sont liés à un contexte non professionnel
• 33 % sont liés à un contexte professionnel et personnel
• 13 % des arrêts sont uniquement liés à un contexte professionnel.

Parmi les causes liées à un contexte professionnel, l’on retrouve :

• des problèmes d’ordre psychologique, qui sont liés à l’organisation du travail et / ou aux pratiques managériales : le burn-out est ainsi la cause de 7% des arrêts et les troubles psychologiques atteignent 6%.
• des troubles musculo-squelettiques en lien avec un poste de travail mal adapté, qui représentent 11% des arrêts ;
• des accidents de travail suite à des défauts de sécurité sur le lieu de travail : les accidents-traumatismes représentent 8% des arrêts ;
• des absences non justifiées (c’est-à-dire sans motif valable) qui indiquent un désengagement du salarié .

Quant aux causes personnelles, on retrouve l’âge du salarié, son état de santé, sa situation familiale et son mode de vie du salarié.

On constate en particulier une saisonnalité de l’absentéisme : en hiver, les virus habituels tels que la grippe et la gastro-entérite, sont les principales causes d’absentéisme des salariés soit 36%, mais aussi la politique de rémunération de l’entreprise.

Un seul salarié vous manque et tout est dépeuplé

Un taux d’absentéisme élevé perturbe le fonctionnement normal de l’entreprise et engendre d’importants coûts pour celle-ci.

Une multitude de problèmes peuvent apparaître tels que :

• l’affaiblissement de la productivité et de la performance de l’entreprise : retard des livraisons, baisse de qualité, insatisfaction des clients, etc.
• la nécessité d’une réorganisation permanente de l’entreprise pour combler les absences, parfois en urgence
• ainsi la redistribution de la charge de travail entre les salariés présents peut créer de l’usure et dégrader l’ambiance générale de travail
• en conséquence, un taux d’absentéisme élevé a presque systématiquement un impact négatif sur les équipes et la motivation générale des autres salariés
• enfin, la gestion du turn-over est un coût pour l’employeur qui n’est plus à démontrer.

Aux coûts directs (ceux des congés-maladies) s’ajoutent donc ces coûts indirects qui finissent par peser lourdement sur l’entreprise.

Le coût moyen annuel de l’absentéisme au travail est estimé à 25 milliards d’euros en France : environ 3.500 euros annuels par salarié soit  7% de la masse salariale.

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Comment prévenir l'absentéisme au travail ?

Placer cet indicateur RH au cœur des préoccupations des employeurs est la clé pour endiguer les causes de l’absentéisme. La mise en place de 3 piliers vous sera d’une grande aide : diagnostiquer, prévenir, accompagner.

1- Le diagnostic

Comprendre le type et les causes d’absentéisme de vos salariés vous permettra de les anticiper ou d’y remédier le cas échéant.

Quelques astuces :

• tenir un registre des absences - en vous aidant par exemple d’un logiciel de gestion RH -  dans lequel vous pouvez indiquer les causes, les répétitions, la durée des absences sur une période déterminée ;
• ouvrir la discussion avec vos salariés : soit en individuel lors de points RH, soit de manière collective pour faire émerger des causes structurelles au sein de l’entreprise.

2- La prévention

Une fois les causes identifiées, et en fonction de celles-ci, vous pouvez mettre en place quelques outils et politiques RH qui permettront de prévenir plutôt que de guérir.

Par exemple, l’organisation de campagnes de vaccination (contre la grippe saisonnière notamment) vous permettra d’endiguer l’une des principales causes d’absentéisme au travail.

Autre exemple : la sensibilisation aux gestes barrières qui, dans un contexte pandémique, pourra faire la différence (information collective, panneaux de sensibilisation, etc.).

L’optimisation de l’espace de travail et son ergonomie sont également des pistes à creuser vu l’importance des arrêts liés aux troubles musculosquelettiques : un psychologue du travail spécialisé en ergonomie, l’investissement dans du matériel de bureau qualitatif, sont autant d’atouts qui endigueront ces problématiques.

Vous pouvez aller plus loin en organisant un temps d’information autours des risques routiers ou des addictions (selon les causes révélées lors de la phase diagnostic), ou en mettant en place des dispositifs d’accompagnement des salariés en situation de fragilité économique ou sociale, une aide aux aidants.

Pour ce faire, il peut être intéressant d’organiser des campagnes de prévention des risques psychologiques, grâce à des enquêtes, ateliers, mise à disposition d'un support en santé mentale, etc.

Le fait de prendre en charge ce sujet revient à prendre soin des salariés, ce qui sera nécessairement perçu comme un marqueur favorable et rejaillira positivement sur l’engagement de ceux-ci.

3- L’accompagnement

Lorsque l’absentéisme est constaté et impacte directement l’entreprise, un plan d’action pour le faire diminuer devient nécessaire.

Dans ce plan d’action, un pêle-mêle d’outils à sortir selon les besoins : accompagnement individuel du salarié absent, modification des conditions de travail, remobilisation autour de l’ engagement des collaborateurs et fermeté si nécessaire.

Il pourra ainsi être utile d’organiser avec un salarié en absence prolongée un entretien de retour et des visites médicales régulières pour assurer le suivi de son état de santé.

L’adaptation des conditions de travail sera également un chantier RH important : impliquer les salariés dans ce processus, en recueillant leurs besoins et leurs idées sera bénéfique pour tous.

Encourager la présence des salariés par une prime d’assiduité et une politique d’évolution attractive favorise la mobilisation et le réengagement des collaborateurs sur leur lieu de travail : elle peut s’avérer très utile si les résultats de l’entreprise le permettent.

Enfin, en cas d’absences non justifiées, un rappel à l’ordre du salarié peut s’avérer nécessaire : une politique RH ferme et cohérente sur ces absences pourra agir comme facteur de dissuasion. Vous avez, par exemple, toujours la possibilité d’organiser une contre-visite médicale.

Quels sont les droits de l’employeur en cas d’absence du salarié ?

Quelques précisions légales qui pourront vous être utiles face au salarié absent :

• Contacter ou non le salarié absent

Rien ne vous empêche, en cas d’absence prolongée, de contacter le collaborateur absent à condition de respecter certaines règles : les informations sollicitées ne doivent concerner que la continuité de l’activité de l’entreprise et ne peuvent en aucun cas être l’occasion de lui demander de réaliser certaines tâches professionnelles pendant son arrêt.

Il n’est pas non plus possible de demander au salarié de se rendre sur son lieu de travail pendant cette période.

• Accéder ou non aux e-mails du salarié absent

La loi encadre strictement l’accès aux courriers et e-mails professionnels : si l’e-mail comporte la mention “privé” ou “personnel”, il n’est pas possible d’y avoir accès sauf en présence du salarié et à certaines conditions. Sans mention spécifique, il est possible de considérer que le message est purement professionnel et peut ainsi être lu par l’employeur.

• Accéder ou non aux ordinateurs et autres équipements du salarié absent

Dans la même veine que les e-mails, lorsque le salarié utilise un ordinateur professionnel mis à sa disposition par l’entreprise, vous êtes autorisés à y accéder en son absence.

Si l’absence est longue, il est possible de demander la restitution de certains équipements appartenant à l’entreprise tels que les clés, l’ordinateur de fonction, le téléphone professionnel, mais il n’est en revanche pas permis de demander la restitution des éléments prévus dans le contrat de travail (exemple : une voiture de fonction).

Conclusion :

Le taux d’absentéisme est donc à la fois une menace pour la santé de votre entreprise et un baromètre de la qualité de vie au travail. Deux bonnes raisons de mettre ce sujet au cœur de vos préoccupations. En veillant aux conditions de travail de vos collaborateurs et à leur épanouissement professionnel, vous limiterez donc l’absentéisme et créerez un environnement profitable à tous !