Comment organiser un voyage d'affaires pour votre patron(ne) ?

TEMPS DE LECTURE : 3min

Vous avez peur d'oublier quelque chose ?

En tant que solution de gestion des voyages d'affaires , nous avons organisé des milliers de voyages d'affaires, voici ce qu'il ne faut absolument pas oublier !

Vous êtes dans une de ces situations ?

1. Vous devez vous charger vous-même de l'organisation du voyage d'affaires de votre patron(ne) en France
2. Vous devez vous charger vous-même de l'organisation du voyage d'affaires de votre patron(ne) à l'étranger.
3. Votre entreprise a une agence de voyages et devez leur transmettre des instructions de votre patron(ne)

Cette mission est généralement confiée aux offices manager, assistant(e) de direction, secrétaires, mais elle peut être donnée à plusieurs autres personnes dans une entreprise. Alors rentrons dans l'organisation concrète du voyage d'affaires de votre patron(ne) !

1 - Vous devez vous charger vous-même de l'organisation des déplacements de votre patron(ne) en France ?

Nous verrons :

1. La checklist ultime à élaborer
2. Comment comparer les prix de manière optimale ?
3. Pourquoi conserver les justificatifs ?
4. La nécessité de sélectionner des tarifs flexibles
5. Pourquoi rendre tous les documents accessibles à son patron(ne) ?

a) Commencez par réaliser un document comprenant deux sections :

• une checklist reprenant l'ensemble des besoins de votre patron(ne)
• les réservations accompagnées de leurs références.

Mais pour réaliser ce document et que tout se passe pour le mieux, il faut suivre quelques consignes bien précises, que nous précisons juste en dessous.

b) Comparez les prix

N'hésitez pas à vous rendre sur des sites différents pour trouver les prix les plus attractifs.

Attention avec les prix des nuits d'hôtels, des voitures de location et surtout des prix d'avions, ils sont constamment actualisés en fonction de la demande ! Dès lors que vous êtes certain(e) des horaires, réservez le billet pour ne pas devoir payer plusieurs centaines d'euros supplémentaires par la suite.

c) Conservez l'ensemble des justificatifs pour la comptabilité de votre entreprise.

Pour justifier que ces dépenses relèvent d'un déplacement professionnel , conserver les justificatifs de déplacement est absolument indispensable pour la comptabilité.

d) Privilégiez des tarifs flexibles

Privilégiez par exemple des billets de train dits semi-flex ou flex, qui seront bien plus flexibles par rapport aux billets eco (qui sont non échangeables et non remboursables après le départ du train).

Dans le même esprit de flexibilité et pour être plus réactifs dans la gestion des problèmes lors du déplacement, il est indispensable de savoir à tout moment où se situe votre patron(ne). Le duty of care ne devrait pas s'appliquer qu'aux employés !

e) Uploadez tous ces documents sur un drive ou les envoyer par mail à votre patron(ne)

Dernier conseil concernant la réservation d'hôtels :

Assurez-vous que les hôtels que vous réservez sur des sites comme booking.com ou hotels.com soient bien ouverts. Nous vous recommandons donc fortement d'appeler l'hôtel même si Booking indique que les chambres sont disponibles (il arrive fréquemment que les hôtels soient fermés et que l'information se perde en cette période de crise sanitaire).

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2 - Vous devez vous charger vous-même de l'organisation des déplacements de votre patron(ne) à l'étranger.

1. La checklist ultime à élaborer
2. L'attestation de déplacement à l'étranger
3. Comparer les prix de manière optimale
4. Conserver les justificatifs
5. Sélectionner des tarifs flexibles
6. Rendre tous les documents accessibles à son patron(ne)

Les conseils pour organiser vous-même le déplacement de votre patron à l'étranger sont globalement les mêmes que les conseils pour organiser un voyage d'affaires en France, à quelques différences près :

• Si le voyage d'affaires de votre patron(ne) est un déplacement à l'étranger, vous pouvez vous tenir au courant des règles en vigueur pour entrer dans un pays grâce à ce site. Il vous suffit de cliquer sur le pays dans lequel votre patron(ne) doit se rendre pour avoir accès à toutes les règles en vigueur pour le moment.
• Il vous faudra également vous assurer que votre patron(ne) est bien en possession de l'attestation de déplacement et de voyage. Vous pouvez aussi prendre le réflexe de lui transférer cette attestation par mail pour vous assurer que rien ne soit bloquant pour le voyage.

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3 - Vous avez une agence de voyages et devez leur transmettre des instructions de votre patron(ne)

Assurez-vous de bien connaître l'emploi du temps précis de votre patron(ne) ainsi que ses exigences en terme de restauration et de logement.

Il vous suffit alors de transmettre les besoins de votre patron(ne) à l'agence de voyages par mail, qui s'occupera de tout pour vous, moyennant des frais souvent élevés.

Vous devez cependant vous assurer que votre patron(ne) a bien ses documents à sa disposition (en les numérisant et en lui les envoyant par mail ou sur un drive).

Comme vous l'aurez compris, organiser un voyage d'affaires n'est pas simple, c'est d'ailleurs pour simplifier l'ensemble du processus de réservation que nous avons créé notre plateforme.

Si vous voulez vous doter d'un outil gratuit qui centralise toutes les réservations en vous permettant d'obtenir des factures claires et un service client 24/7, demandez à nous parler juste en dessous !