Il est précisé que le terme générique “salarié” désigne l’ensemble des femmes et des hommes composant l’entreprise. 

De quoi parle t-on ?

Le télétravail est un mode d’organisation du travail, par lequel les salariés exercent leurs fonctions hors des locaux de l’entreprise (à domicile, dans un bureau satellite, en co-working, etc.) en utilisant les outils de travail à distance (ordinateur, Internet, téléphone, etc.).  

Il peut être réalisé de manière occasionnelle (pour répondre à un besoin spécifique et ponctuel) ou régulière (ex : 2 jours par semaine).

Comment formaliser le recours au télétravail ?

Cette formalisation n’est pas légalement obligatoire. Néanmoins, en pratique, elle s’avère indispensable. 

Rédiger un document écrit permet de fixer un cadre global et transparent encadrant la pratique du télétravail dans l’entreprise afin d’éviter les points de friction entre salariés et employeur. 

Le télétravail peut être mis en place par :

• soit un accord d’entreprise signé avec les délégués syndicaux (ou le CSE, ou les salariés selon une procédure spécifique d’adoption) ; 
• soit une charte de télétravail rédigée par l’employeur et communiquée aux salariés. Elle prend la forme d’un document synthétique qui fixe les règles d’organisation du télétravail. 

En l’absence d’accord d’entreprise ou de charte, le télétravail devra a minima être prévu par accord individuel entre l’employeur et le salarié (que le télétravail soit occasionnel ou régulier).

Que doit prévoir la Charte (ou l’accord) de télétravail ? 

Les points suivants doivent être encadrés par la Charte ou l’accord :

• les conditions et la fréquence de passage au télétravail selon les objectifs poursuivis par l’Entreprise : le télétravail peut être régulier et/ou occasionnel. Dans tous les cas, il doit aussi couvrir le cas de circonstances exceptionnelles (type COVID) ;  

• des plages horaires de disponibilité. Cela permet d’organiser le travail, de rompre les situations d’isolement et d’assurer le respect des temps de travail ;

• les outils nécessaires au télétravailleur (ordinateur, connexion internet etc.) et les règles de sécurité et de confidentialité entourant l’utilisation de ces outils (utilisation à des fins professionnelles) ;

• les moyens pour garantir la protection de la santé de ses salariés. L’employeur doit assurer les conditions satisfaisantes de télétravail: espace de travail dédié, conformité des installations électriques, assurance multirisques habitation et respect du droit à la déconnexion ;

• les modalités d’accès des salariés handicapés au télétravail si besoin en procédant aux adaptations nécessaires ;

• la mise en place d’un entretien régulier avec chaque salarié pour aborder ses conditions d’activité et son équilibre vie privée et vie professionnelle. A minima un entretien par an doit être obligatoirement organisé par l’employeur ;  

• En cas de télétravail régulier mis en place en cours de contrat, une période d’adaptation réciproque permettant au salarié comme à l’employeur de décider une reprise du poste sans télétravail.

Qui peut bénéficier du télétravail ? 

Toutes les catégories de salariés peuvent bénéficier du télétravail. 

👉 Il est adapté pour tous les salariés travailler en relative autonomie sur tout ou partie de leurs tâches quotidiennes. En revanche, le télétravail est inadapté pour des travaux nécessitant par exemple l’utilisation de documents non consultables en dehors des locaux ou d’outils encombrants. 

L’employeur peut fixer ses propres critères objectifs d’accès au télétravail dans la Charte de télétravail. 

Au-delà de la détermination des postes ouverts au télétravail, d’autres critères peuvent être fixés : ancienneté minimale du salarié, temps de transport domicile / travail, présentation d’une attestation d’assurance habitation couvrant le télétravail, etc. 

💡 Ces critères sont utiles, car ils permettent à l’employeur de déterminer en amont de manière objective et transparente les raisons qui peuvent justifier une organisation optimale en télétravail.

Les salariés en situation de handicap et les proches aidant d’une personne âgée doivent également pouvoir accéder à une organisation en télétravail, s’ils répondent aux critères pour en bénéficier. 

Sauf accord de l’employeur dans la Charte ou l’accord, les stagiaires et les apprentis ne devraient pas bénéficier du télétravail.

Peut-on refuser le télétravail à un salarié qui le souhaite ?

Oui. Lorsqu’un salarié informe l’employeur de son souhait de télétravailler, l’employeur peut librement accepter ou refuser cette demande.

Toutefois, ce refus doit être justifié par une raison légitime.

Quand l’entreprise n’a pas d’accord ou de Charte sur le télétravail, l’employeur doit prendre soin de motiver son refus par écrit. À défaut, il pourrait lui être reproché de traiter différemment des salariés placés dans une situation identique.    

Quand le télétravail est prévu dans l’entreprise par accord ou charte, deux situations sont envisageables :

• Si le salarié n’occupe pas un poste ouvert au télétravail en application de la Charte, l’employeur peut valablement refuser sans apporter de motivation complémentaire.
• Si le salarié occupe un poste ouvert au télétravail, l’employeur doit alors motiver son refus par les critères objectifs fixés dans l’accord ou la Charte.   

Peut-on imposer le télétravail à un salarié qui ne le souhaite pas ?

Non, sauf circonstances exceptionnelles ou événements de force majeure (type COVID).

Le recours au télétravail repose sur le volontariat : il ne peut pas être imposé aux salariés. Le refus du salarié ne peut pas justifier une sanction disciplinaire ou une cause de licenciement. 

Si le télétravail est occasionnel, un simple accord préalable entre le salarié et le manager suffit. Mieux vaut privilégier l’écrit (réseau social interne, e-mail, etc.) à titre de preuve. 

Si le télétravail est exercé sur une base régulière, il est préférable que l’employeur prévoit dans l’accord ou la charte comment l’accord du salarié sera formalisé (délais, forme, etc.). 

⚠️ Dans certains cas, et notamment quand le télétravail est total (ou seulement partiel, mais que le salarié n’a pas de place dédiée dans les locaux de l’entreprise lorsqu’il télétravaille), il peut également être utile de conclure un contrat de travail (ou avenant) prévoyant le télétravail avec le salarié concerné. 

Comment manager un salarié en télétravail ?

L’employeur a un pouvoir intact de direction sur les salariés en télétravail. Le salarié en télétravail doit respecter les consignes données et les délais impartis (dès lors qu’ils sont raisonnables) pour réaliser ses missions. Il peut être sanctionné en cas de non-respect des règles et directives, tout comme un salarié en présentiel.  

⚠️ Néanmoins, la mise en place du télétravail (régulier) nécessite d’adapter les pratiques managériales de l’Entreprise : le travail à distance impose une autonomie supplémentaire dans les moyens utilisés par les salariés pour réaliser leurs missions. Il est ainsi essentiel de donner les outils adaptés aux managers pour qu’ils puissent comprendre, adhérer, être formés et assurer la bonne application pratique des mesures liées au télétravail. 

Notamment, l’employeur doit sensibiliser les managers sur les points clés suivants : 

• s’assurer que tous les salariés (et notamment les nouveaux) ont un accès et une maîtrise suffisante des outils numériques à leur disposition : temps d’échanges de pratiques, formations, hotline de résolution des problèmes techniques, etc.;
• informer les salariés sur les règles pratiques qui encadrent le télétravail (DO/DON’T) ;
• inclure pleinement les télétravailleurs dans les réunions à distance : moyens de communication adaptés (audio / visioconférence), répartition du temps de parole, etc. ;
• être attentifs aux signaux d’isolement, de tension et de fatigue mentale ou physique ; 
• faire respecter les règles internes de droit à la déconnexion entre salariés ; 
• contacter rapidement les salariés qui envoient des mails tardifs ou, au contraire, ne répondent pas, pour comprendre et envisager des solutions avec le responsable RH (adaptation de la charge de travail, projet en commun, etc.) ; 
• communiquer avec transparence et régularité sur les résultats de l’équipe, les projets en cours et leur état d’avancement ;
• plus globalement, prendre le temps de reconnaître et de valoriser le travail effectué par chaque salarié. 💪

Comment assurer le suivi du temps de travail des télétravailleurs ?

Le salarié, qu’il soit en télétravail ou en présentiel, doit respecter l’horaire collectif de travail de l’entreprise (hors salarié en forfait jours). Le fait que le salarié travaille de chez lui ne lui permet pas de décider librement de ses horaires de travail. ⏰

Il bénéficie des temps de repos minimaux et des durées maximales de travail, comme un salarié en présentiel. 

En pratique, l’employeur fixe soit par la charte / l’accord, soit par accord individuel, des plages horaires de disponibilité du salarié afin qu’il puisse être joignable par son manager, ses collègues et les tiers. Et il se charge de rappeler régulièrement les règles encadrant le droit à la déconnexion du salarié notamment le soir et le week-end.

⚠️ De plus, le suivi du temps de travail ne pouvant s’exercer de la même façon que si le salarié travaille dans les locaux de l’entreprise, l’employeur doit renforcer son mode de contrôle du temps de travail effectué pour les télétravailleurs qui travaillent sur une base horaire (ex : 35 h/ semaine, forfait 39 h). Une bonne pratique consiste à demander au télétravailleur de déclarer les heures de travail effectuées au titre de chaque journée de télétravail via un outil dédié (tableau Excel, interface digitale, etc.).  

Pour certains télétravailleurs, il peut alternativement être envisagé la mise en place d’un forfait jours. Cela évite à l’employeur de devoir contrôler précisément le nombre d’heures de travail effectuées par le salarié au quotidien quand ce dernier exerce ses fonctions en totale autonomie dans l’organisation de son emploi du temps. 

Quels sont les droits spécifiques des télétravailleurs ? 

Le salarié du télétravail doit bénéficier des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise (primes, tickets restaurants, etc.). Le salarié en télétravail qui est victime d’un accident à son domicile doit prévenir son employeur qui devra faire une déclaration d’accident du travail. 

Quels frais doivent être pris en charge par l’employeur ? 

Remboursement de frais professionnels

L’employeur doit prendre en charge les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail (exemples : ordinateur, logiciels, abonnements, communications, maintenance etc.) qui sont nécessaires au salarié pour ses besoins professionnels, après validation de l’employeur.
L’employeur peut soit rembourser au salarié les frais réels engagés (sur présentation des factures) soit décider de verser une allocation forfaitaire.
Si l’indemnité de télétravail versée par l’employeur est forfaitaire, elle est exonérée de charges sociales sans justificatif dans la limite globale mensuelle de 10 euros par jour télétravaillé par semaine (ex : 10 euros pour 1 jour / semaine ; 20 euros pour 2 jours / semaine, etc.) ou de 2,50 euros par jour télétravaillé. Au-delà de cette somme, l’indemnité peut encore être exonérée si elle est justifiée par des dépenses professionnelles (sur factures).

Prise en charge des frais de déplacement

Dans tous les cas où le télétravail n’est pas exercé à 100%, l’employeur doit prendre en charge 50% du prix des frais d’abonnement aux transports en commun (tram, métro, train, vélo, etc.) engagés par le salarié pour se rendre de son domicile à son lieu de travail. L’employeur ne peut pas proratiser le montant de la prise en charge en fonction des jours de télétravail. 
Si le télétravail est effectué à 100%, la prise en charge des frais d’abonnements aux transports en commun ne se justifie pas. Cependant, l’employeur reste tenu de prendre en charge les frais de déplacement professionnels du salarié pour se rendre à des réunions internes nécessitant sa présence dans les locaux de l’entreprise. Mieux vaut cadrer la fréquence et les modalités de prise en charge dans la charte ou le contrat de travail. 

L’employeur doit-il également verser une indemnisation spécifique pour l’occupation de son domicile ?

Au-delà de la prise en charge des frais professionnels, aucune disposition légale ne mentionne l’obligation pour l’employeur d’indemniser le salarié pour l’occupation de son domicile.  

⚠️ Néanmoins, les juges considèrent que le salarié peut prétendre à une indemnité pour l’occupation de son domicile à des fins professionnelles dans le cas où l’employeur demande au salarié de travailler à domicile de manière régulière et qu’aucun local professionnel n’est mis à sa disposition (dans les locaux de l’entreprise ou un tiers lieu).  

Ainsi, dans les cas de télétravail régulier sur demande de l’employeur, et dès lors que le salarié n’a pas de place disponible pour travailler dans les locaux de l’entreprise, il doit être envisagé le versement d’une indemnité spécifique afin de compenser certains frais non couverts par les frais professionnels (électricité, chauffage, loyer, etc.) engagés par le salarié du fait de l’occupation partielle de son logement dans un but professionnel.

Quel est le rôle du CSE dans la mise en place du télétravail ? 

Il est important d’associer le CSE dans la mise en place du télétravail et son suivi.

Si l’entreprise a un effectif de 50 salariés et +, les membres du CSE doivent être informés et consultés sur le projet de Charte de télétravail (ou l’accord), avant sa date de mise en place. L’avis (favorable ou défavorable) du CSE sera indiqué dans le compte rendu de la réunion. 

Si l’entreprise a un effectif inférieur à 50 salariés, il est nécessaire a minima d’informer le CSE avant sa date de mise en place, en répondant aux questions posées.

Et le télétravail à l’étranger, comment ça fonctionne ?

Dans le contexte actuel, les cas de salariés qui sont amenés à télétravailler depuis un pays étranger connaissent une croissance exponentielle. 

C’est le cas par exemple d’un salarié de l’entreprise qui souhaite télétravailler, non plus depuis son domicile en France, mais depuis un autre pays, pour une durée limitée (ou non…). Ou de l’entreprise qui embauche un salarié actuellement résident à l’étranger et qui ne souhaite pas modifier sa résidence principale. 🌎

Dans tous les cas, avant d’accepter, il est important pour l’employeur de maîtriser les enjeux et les implications d’une situation de télétravail en dehors du territoire français:

• Le code du travail français sera-t-il nécessairement applicable à la relation de travail ? La convention collective appliquée dans l’entreprise s’applique-t-elle à l’étranger ?
• Faut-il créer une filiale ou un établissement dédié dans le pays étranger ?
• Comment le salarié va-t-il cotiser et être couvert en cas de maladie pour lui et/ou ses enfants ?
• A quoi ressemblera le bulletin de paie du salarié ? 
• Comment sera calculé et payé son impôt sur le revenu si le salarié est imposable à l’étranger ?
• Qui doit prendre en charge les frais de déplacement professionnels du salarié en France ?
• Le salarié a-t-il besoin d’un visa de travail pour résider et travailler dans le pays étranger ?
• Comment cadrer l’échange de données personnelles depuis/vers ce pays étranger (RGPD) ?  

👉 La réponse à chacune de ces questions n’est pas universelle. Elle doit être analysée au cas par cas. Elle dépend notamment de la nationalité du salarié, des règles propres à chaque pays étranger, du temps passé dans le pays étranger et des points d’accord fixés avec l’entreprise.