Rapport d'étonnement en entreprise : un outil stratégique incontournable

TEMPS DE LECTURE : 6min

Vous cherchez à optimiser l'intégration de vos nouvelles recrues, tout en obtenant des feedbacks constructifs sur vos processus internes ?

Le rapport d'étonnement est l'outil qu'il vous faut. Cet exercice, souvent sous-estimé, permet de recueillir les premières impressions de vos nouveaux collaborateurs, offrant ainsi un regard neuf sur votre entreprise. Que vous soyez chef d'entreprise, responsable RH ou manager, ce rapport peut devenir un véritable outil stratégique . Il vous permet d'identifier les axes d'amélioration, de renforcer l'engagement des employés et de favoriser une culture d'amélioration continue.

Dans cet article, nous vous expliquons en détail son utilité ainsi que pourquoi et comment intégrer ce rituel essentiel dans votre stratégie RH. On vous livre également une trame et un exemple concret pour vous aider à créer votre propre modèle de rapport d’étonnement.Vous souhaitez un modèle de rapport d'étonnement ? Trouvez-en un dans notre Kit RH ultime !

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Quelle est la définition du rapport d'étonnement en entreprise ?

Origine et concept du rapport d’étonnement

Le rapport d'étonnement est un document rédigé par un nouvel employé, généralement après une période de 1 à 3 mois d'intégration dans l'entreprise. Il sert à capturer les premières impressions du salarié concernant :

• Son nouvel environnement de travail,
• Les processus en place,
• La culture d'entreprise.

Ce document est généralement adressé au manager du salarié fraîchement arrivé, aux Ressources Humaines (RH) ou parfois directement à la direction.

Le rapport d'étonnement sert une démarche d' amélioration continue . Il permet d'intégrer les feedbacks des nouveaux arrivants pour affiner les processus internes. L'idée est de tirer profit du regard neuf des recrues, avant qu'elles ne soient pleinement immergées dans la culture et les habitudes de l'entreprise.

Pourquoi utiliser un rapport d'étonnement en entreprise ?

Le rapport d'étonnement offre une valeur ajoutée significative pour les entreprises. Il contribue à :

• Identifier des axes d'amélioration potentiels et des innovations possibles,
• Évaluer l'efficacité de l'accueil des nouveaux employés.

☝️La temporalité de ce rapport est clé : en étant réalisé dans les premiers mois suivant l'intégration, il garantit que les observations ne sont pas encore biaisées par les routines et les habitudes de l'entreprise.

Quel est le rôle du rapport d'étonnement pour les différentes parties prenantes en entreprise ?

Le rôle du rapport d’étonnement pour les Ressources Humaines (RH)

Pour les RH, le rapport d'étonnement est un outil précieux de feedback . Il permet de :

• Évaluer l'intégration du salarié,
• Détecter les éventuels problèmes de communication interne ou de gestion.

Il constitue un point de départ pour des actions d'amélioration continue , en identifiant :

• Les points de friction dans le processus d'intégration,
• Les besoins spécifiques en formation.

Les RH peuvent ainsi ajuster leurs pratiques pour améliorer l'expérience des nouveaux arrivants et optimiser les processus d'accueil.

Le rôle du rapport d’étonnement pour l'employeur

Du côté de l'employeur, le rapport d'étonnement est une source précieuse de propositions . Il permet de :

• Recueillir des suggestions d'amélioration à tous les niveaux de l'entreprise, des processus opérationnels à la stratégie globale,
• Évaluer la compréhension par le nouvel employé de son rôle et de son environnement,
• Adapter les processus en fonction des retours, pour accroître l'efficacité organisationnelle et renforcer l'engagement des collaborateurs.

Le rôle du rapport d’étonnement pour le salarié

Pour le nouveau collaborateur, le rapport d'étonnement est un moyen d'expression , lui permettant de :

• Exprimer ses premières impressions,
• Formuler des critiques constructives,
• Proposer des idées innovantes,
• Renforcer son intégration au sein de l'entreprise, puisqu’un rôle actif lui est donné dans l'amélioration des pratiques de son environnement de travail.

Cet exercice favorise également un sentiment d'appartenance et de motivation , incitant le salarié à s'investir pleinement dans son nouveau rôle.

Comment aider les salariés à rédiger un rapport d'étonnement efficace et pertinent ?

Préparation d’un rapport d’étonnement : conseils clés pour le salarié

La rédaction d'un rapport d'étonnement nécessite une préparation minutieuse. Le salarié doit prendre des notes régulières dès son premier jour, en observant attentivement :

• Son environnement,
• Les interactions avec ses collègues,
• Les processus en place.

Cette phase d'observation doit couvrir toute la période d'intégration, afin de recueillir des données variées et représentatives.

⚠️Le rapport doit être formulé de manière constructive et objective . Le salarié doit veiller à rester diplomate, tout en exprimant librement ses opinions. L'idée est de proposer des améliorations, sans critiquer de manière trop sévère ou personnelle l'organisation en place.

Préparation d’un rapport d’étonnement : clarifier les attentes de l'employeur et des RH

Les attentes (contenu, format, ton…) de l'employeur et des RH doivent être clarifiées dès le départ auprès du salarié. Les RH peuvent fournir des questions guidées pour orienter le rapport, telles que :

• Quelles sont les pratiques ou les procédures internes qui vous ont semblé inefficaces ?
• Avez-vous identifié des incohérences entre les valeurs affichées de l'entreprise et la réalité ?
• Quels aspects de votre rôle ou de vos responsabilités vous ont surpris (positivement ou négativement) ?
• Comment avez-vous perçu l'accueil et l'intégration au sein de votre équipe ?
• Selon vous, serait-il possible d’améliorer votre efficacité ou celle de vos collègues avec d’autres outils ou ressources ?
• Avez-vous rencontré des obstacles qui auraient pu être évités avec une meilleure communication ou organisation ?
• Quelles opportunités d'innovation ou d'amélioration avez-vous observées ?
• Quel aspect de la culture d'entreprise vous a le plus marqué, et pourquoi ?
• Avez-vous des suggestions pour améliorer le processus d'intégration des nouveaux employés ?
• Comment percevez-vous la clarté des objectifs et des attentes fixées pour votre rôle ?

Préparation d’un rapport d’étonnement : choisir le bon timing pour la rédaction

Choisir le bon timing pour la rédaction du rapport est également stratégique. Le rapport doit être rédigé à un moment où le salarié :

• A eu suffisamment de temps pour s'immerger dans l'entreprise,
• Mais avant qu'il ne soit complètement assimilé aux routines existantes.

Le moment idéal se situe généralement entre le premier et le troisième mois suivant l'arrivée du salarié.

Une fois rédigé, le rapport doit être partagé avec les parties concernées et une discussion peut être organisée pour échanger sur les points soulevés. Cette démarche favorise une amélioration continue et montre que les retours des employés sont pris au sérieux.

Exemple de trame pour réaliser un rapport d'étonnement

Introduction

• Une présentation succincte du salarié,
• Le contexte de son arrivée dans l'entreprise,
• Les objectifs du rapport.

Corps du rapport

• Premières impressions : les aspects positifs et négatifs observés.
• Points d'étonnement : ce qui a surpris le salarié, qu'il s'agisse de pratiques, de processus ou de la culture d'entreprise.
• Suggestions d'amélioration : des recommandations concrètes basées sur les observations faites.
• Idées nouvelles : des propositions innovantes qui pourraient apporter une valeur ajoutée à l'entreprise.
• Incompréhensions à clarifier : des zones d'incertitude ou de confusion que le salarié souhaite éclaircir.

Conclusion

La conclusion doit résumer les points principaux du rapport et rappeler les initiatives pouvant être prises à la suite de ce rapport.

Modèle de rapport d'étonnement : exemple et cas concret

Exemple concret de rapport d'étonnement rédigé par un nouveau salarié

Observations sur l’intégration et les process

Contexte : Un jeune cadre intègre une entreprise spécialisée dans la logistique, après avoir travaillé dans un secteur similaire, mais plus automatisé.

Premières impressions :

• Points positifs : L’équipe est très accueillante et la communication interne est fluide. L'entreprise valorise l'esprit d'initiative et l'autonomie, ce qui est très motivant.
• Points négatifs : Les processus de gestion des stocks semblent encore très manuels, ce qui ralentit certaines opérations.

Points d’étonnement :

• L’utilisation limitée des technologies d’automatisation, alors que d'autres entreprises du secteur sont plus avancées à ce niveau.

Suggestions d’amélioration :

• Investir dans des outils d’automatisation pour optimiser la gestion des stocks et réduire les erreurs humaines.

Idées nouvelles :

• Proposer un partenariat avec une start-up spécialisée dans la robotisation des entrepôts, ce qui pourrait améliorer l'efficacité tout en innovant.

Incompréhensions à clarifier :

• Pourquoi certaines technologies éprouvées ne sont-elles pas encore adoptées dans certains processus critiques ?

Bénéfices retirés par l’entreprise

Ce rapport d'étonnement pourrait bénéficier à l'entreprise de logistique sur plusieurs niveaux :

1. Amélioration des processus : Investir dans l'automatisation et collaborer avec une start-up robotique pourraient permettre à l'entreprise d'accroître son efficacité, de réduire les erreurs humaines et d'accélérer les opérations.
2. Innovation : En adoptant des technologies avancées, l'entreprise pourrait se positionner comme une entreprise innovante et dynamique dans son secteur, attirant ainsi de nouveaux clients et talents.
3. Adaptation stratégique : Les incohérences révélées entre les pratiques actuelles et les attentes du marché peuvent inciter l'entreprise à ajuster sa stratégie pour rester compétitive.
4. Culture d'amélioration continue : En valorisant les retours des nouveaux employés, l'entreprise renforce une culture d'amélioration continue. Cela peut améliorer la satisfaction des employés et réduire le turnover.

S’inspirer de modèles de rapport d’étonnement téléchargeable

Pour faciliter la rédaction du rapport d’étonnement par vos nouvelles recrues, mettez leur à disposition un modèle de rapport d’étonnement .

Pour créer ce modèle, vous pouvez comparer plusieurs rapports d'étonnement pour identifier les éléments récurrents et les bonnes pratiques. Vous pourrez ensuite mettre en place votre propre modèle type.

☝️Attention à ne pas oublier que ce document doit rester flexible. Les salariés doivent pouvoir l’adapter selon les spécificités de leur poste ou les particularités de l'entreprise.

Conclusion

Le rapport d'étonnement est un outil stratégique , permettant aux entreprises de bénéficier d'un point de vue objectif sur leurs pratiques et leur culture. En capturant les premières impressions des nouvelles recrues, il favorise l' amélioration continue et contribue à l' optimisation de la gestion des ressources humaines . Pour maximiser son impact, il est essentiel que les entreprises mettent en place des actions correctives basées sur les informations recueillies. Le rapport d'étonnement peut ainsi devenir un véritable levier de performance organisationnelle.

Exemples utiles de modèles de rapport d'étonnement

Voici quelques exemples de sites internet fournissant des modèles gratuits de rapport d’étonnement. Pour les recevoir, vous devez renseigner votre adresse email :

• Happy to Meet You propose un modèle de rapport d'étonnement prêt à être rempli et pouvant être personnalisé aux couleurs de votre entreprise.
• Factorial offre un modèle de rapport d'étonnement, destiné à aider les entreprises à structurer le retour d'expérience de leurs nouveaux collaborateurs.
• Fortify propose un modèle conçu pour être à la fois critique et constructif, pour améliorer les processus d'intégration et la marque employeur.