5 conseils pour optimiser la cohésion d’équipe à distance

Nouvelle ère, nouvelle organisation

Le sujet de la cohésion d’équipe n’est pas arrivé tout de suite. Au début du confinement, les entreprises ont réagi à grands coups de réorganisation et de prises de décision en urgence : gestion de la continuité de l’activité, mise en place du chômage partiel, équipement des équipes en télétravail, etc.

Alors qu’aujourd’hui nous vivons tous avec le virus, les entreprises entrent dans une nouvelle ère et recentrent leurs priorités pour retrouver rapidement une nouvelle organisation. Et dans cette nouvelle organisation s’inscrit le télétravail. Certaines ne prévoient pas de retour au bureau avant septembre 2021, d’autres optent pour le roulement des équipes, et les dernières s’adaptent au fur et à mesure à la situation sanitaire.

Une chose est sûre, partiellement ou en totalité, le télétravail fait désormais partie de nos vies professionnelles. Alors, comment faire pour conserver une bonne cohésion d’équipe même à distance ?

Les 5 conseils pour conserver sa cohésion d’équipe

1. Installer des rituels

Tous les collaborateurs de France et de Navarre ont leurs petits rituels : la façon de se dire bonjour, le point de rendez-vous dans l’entreprise (la machine à café, au hasard), l’heure de pause etc. Même à distance, il est important de recréer des rituels et des rendez-vous.

S’envoyer une photo pour se dire bonjour tous les matins, organiser des pauses régulières ou encore proposer un déjeuner d’équipe par semaine sont des pratiques qui renforcent naturellement les liens, même en restant chez soi.

💡Chez Swile tous les vendredis soir, nous partageons un moment “good vibes, good feedbacks” ! Le principe est simple : faire un retour positif à l’un des membres de l’équipe. Cela permet de partir en week-end sur une note ensoleillée, même depuis son canapé !

Les rituels font intégralement partie de la culture d’entreprise. Ils sont de ces détails qui font la différence et qui contribuent à construire un collectif soudé. Mais, ils fonctionnent à une seule condition : un esprit d’équipe intact !

2. Créer des moments privilégiés pour protéger l’esprit d’équipe

Après 5 semaines d’éloignement, l’esprit d’équipe a tendance à se perdre un peu. L’isolement des uns et des autres en est la cause. Mais ce n’est pas irrémédiable, bien au contraire !

“Le travail individuel permet de gagner un match mais c’est l’esprit d’équipe et l’intelligence collective qui permet de gagner la coupe du monde.” Aimé Jacquet.

Coupé des échanges quotidiens avec ses collègues, tout individu peut rapidement se confronter à un sentiment de solitude et d’isolement. Et dans ce contexte, l’état d’esprit d’un ou plusieurs collaborateurs peut venir bouleverser la dynamique établie et par ricochet l’esprit d’équipe.

Créer des moments privilégiés est l’une des solutions pour ressouder les équipes. Voici deux étapes très simples pour favoriser cela :

Première étape : impliquer les collaborateurs dans le traitement des encours

La machine à café ou la pause-déj ne font plus office de moments d’échange pour parler des projets en cours. Aussi, il devient nécessaire de recréer à distance un rendez-vous quotidien pour retrouver cette dynamique d’avant Covid-19 et conserver sa cohésion d’équipe.

💡Pourquoi ne pas organiser une visioconférence tous les matins pour faire le point et partager un café ensemble ?

Deuxième étape : mesurer l’état d’esprit des collaborateurs

À distance, connaître l’état d’esprit des membres de l’équipe et surtout celui des nouveaux, se transforme en un véritable parcours du combattant. Y a-t-il des frustrations chez certains membres de la team ? Qui est au top de sa forme ou a contrario, souffre du confinement ? Comment y remédier ? Voilà des questions qui méritent d’être traitées en priorité.

💡Utilisez la méthode “Keep, Drop, Start” !

  • Le concept : lister et partager avec le reste de l’équipe ses idées, impressions ou sentiments sur l’organisation, les missions, les projets en cours ou la vie d’entreprise.
  • La méthode : répartir les éléments précédemment listés de la manière suivante : ceux que l’on souhaite garder (keep), jeter (drop) et mettre en place (start).

Ces deux étapes sont nécessaires pour détecter les potentiels dysfonctionnements liés à la situation actuelle et protéger l’esprit d’équipe. Maintenant que les équipes sont motivées et le quotidien rodé, si on parlait des moments de convivialité ?

3. Réunir les équipes autour de moments de convivialité

Au-delà des équipes “métiers” (le market’, les développeurs, les commerciaux ou encore le service client), ce sont tous les moments de vie d’entreprise et de convivialité qui doivent subsister. Nous vous livrons ceux qui fonctionnent chez Swile :

  • Continuez à célébrer le quotidien : les anniversaires, les naissances ou tous les événements inhérents à la vie des collaborateurs.

💡Des outils comme Fizzer ou Popcarte, permettent d’envoyer des cartes postales partout dans le monde ! Qui n’aime pas recevoir du courrier ?

  • Organisez des moments de détente. À titre d’exemple, vous pouvez mettre en place des séances de sport en ligne (chez Swile, nous avons choisi Okasio, mais il en existe d’autres). C’est un excellent moyen pour commencer la journée du bon pied tout en passant du temps avec ses collègues. Il en va de même pour les apéros et les déjeuners. Seule une bonne connexion est nécessaire !
  • Proposez des conférences ou tables rondes. Par exemple, pour tous les parents : quelles sont les alternatives à Gulli ? Vous avez 1h.

Faites chauffer les neurones des équipes en faisant du mentoringQui maîtrise à la perfection les outils organisationnels ? Comment fonctionne le parcours client ? Qu’est-ce qu’un kakemono ? Ou encore, 2h pour plonger dans les ténèbres du paramétrage Salesforce. Tant de sujets qui mériteraient d’être connus d’une équipe à l’autre et qui crée de la cohésion !

Mais bien sûr pour ce faire, il est nécessaire de permettre aux collaborateurs d’avoir un équilibre entre moments de travail et de détente dans leur quotidien. Et pour y parvenir, vous pouvez faire appel à la technologie !

4. Bien utiliser ses outils pour une journée équilibrée

Comment rester concentré et efficace tout en gardant un rythme de travail sain ? Le secret réside dans la bonne utilisation ou le bon paramétrage des outils de travail.

Pour rester concentré et efficace, deux règles s’appliquent :

  • Règle n° 1 : fuir les notifications. Il est nécessaire que les équipes jonglent entre moments de connexion et moments de concentration. Alors quelques heures par jour, permettez-leur de tout couper : emails, Slack, réseaux sociaux, Skype, ou autres.
  • Règle n° 2 : bien organiser l’information dans les fichiers. De Dropbox à Google Drive, des fichiers bien organisés sont salvateurs. Ainsi, inutile de déranger ses collègues ou de subir la frustration de chercher en vain un document qui n’existe pas.

Pour garder un rythme équilibré, encouragez les collaborateurs à user et abuser des “statuts” ou des réponses automatiques de votre outil de communication. Ou encore, suggérez à tous l’utilisation de l’agenda partagé. Cela permet d’informer le reste de l’équipe de l’heure de leur pause déjeuner, de l’apéro ou du cours de sport !

Résultat des courses ? Un rythme sain, une journée équilibrée et une communication optimale. D’ailleurs, en parlant de communication : faites-en une priorité !

5. Communiquer, communiquer, communiquer

La communication. On ne le répétera jamais assez, c’est la base de tout et surtout lorsqu’il s’agit de cohésion d’équipe. Mais encore faut-il bien communiquer avec ses équipes.

Nous vivons une expérience sans précédent et nous naviguons tous à vue. Alors, dans un premier temps, tentez de les tenir informés au fur et à mesure que les décisions d’entreprise se prennent. L’objectif ? Éviter les sources d’inquiétudes et garder le moral des troupes au beau fixe.

Ensuite, restez à l’écoute tout en proposant des solutions. Impossible en cette période d’ignorer les signaux et les alertes des collaborateurs ! Vous pouvez organiser à l’aide d’outil comme Swile des petits sondages anonymes pour prendre la température et prendre des mesures si besoin.

Enfin, faites passer les messages de la meilleure des façons. Pour cela, tentez de bien choisir vos mots à l’oral et soyez vigilant à l’écrit. Ne laissez aucune place à une mauvaise interprétation de votre interlocuteur.

💡 Les émojis sont vos meilleurs amis 😉!

Et de conclure…

Une enquête réalisée par l’Association Nationale des DRH, montre que depuis la crise, le télétravail est presque devenu coutume partout en France. Effectivement, de 28%, la pratique est passée aujourd’hui à 40% et ce, en conditions extrêmes. Preuve à l’appui, les entreprises ont bien réussi le pari du télétravail.

Mais parlons-nous seulement de ça ? Ici ce n’est pas uniquement le télétravail le cœur du sujet, ni de savoir si Google Meet est mieux que Zoom pour faire une visioconférence ; mais bien la réorganisation des entreprises dans une réorganisation sociale beaucoup plus large.

Installer des rituels, créer des moments privilégiés en équipe et des moments de convivialité, bien utiliser les outils, et communiquer, communiquer, communiquer… Des thématiques toutes aussi pertinentes dans la vie personnelle que professionnelle. Car le sujet n’est plus de travailler à distance de façon optimale, mais bien d’apprendre à vivre à distance sans rompre le lien social.

Plus que jamais nous apprenons en marchant, même si c’est dans un rayon d’un kilomètre et une heure par jour. Tout est à réinventer, mais cela peut-être l’opportunité de voir l’entreprise et la vie différemment.

Il n’y a pas de solution unique à ce que nous sommes en train de vivre. En revanche, l’échange nourrit la réflexion, alors n’hésitez pas à nous partager vos différents trucs et astuces 💡pour faire vivre vos équipes à distance !


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