Les 7 erreurs à éviter lors d’un onboarding à distance

“Bienvenuuuue Lauraaaaaa !” scande l’assemblée à travers l’écran. Une réunion des AA en visio ? Non, un onboarding et à distance, s’il vous plaît !

Vous l’aurez remarqué ces derniers mois, revoir l’organisation complète d’une entreprise pour l’adapter au travail à distance est un véritable défi. À commencer par l’intégration des nouveaux collaborateurs !

Arriver dans un nouvel environnement peut engendrer de nombreuses difficultés : trouver sa place dans une équipe déjà constituée, apprivoiser les outils et l’organisation établis de l’entreprise, trouver la machine à café… bref, trouver ses repères tout en se plongeant dans ses missions.

Aussi, les premiers jours du collaborateur, surtout à distance, sont cruciaux pour lui permettre de s’épanouir. Dans cet article, nous vous révélons toutes les erreurs à ne pas commettre pour devenir un·e champion·e de l’onboarding à distance.

Erreur n°1 : ne pas fournir de programme précis de l’onboarding

Chez Swile, c’est l’équipe “People” plus communément appelée “Ressources Humaines” qui se charge d’accueillir les nouveaux. Au programme, deux jours complets dans nos bureaux à Montpellier pour rencontrer les équipes, s’emparer de notre culture d’entreprise et devenir incollable sur nos outils et nos produits ! Bien évidemment, à distance, on ne change pas une équipe qui gagne, on garde le même programme mais on l’adapte.

Et lorsque le moment est venu de rejoindre son équipe, il en est de même : le nouveau collaborateur part à la rencontre de chaque membre de l’équipe pour échanger sur leurs fonctions et missions respectives. Il n’y a rien de pire qu’arriver quelque part et de ne pas savoir quoi faire ou à qui se référer. Ce qui nous amène au point suivant.

Erreur n°2 : ne pas avoir de référent

Suivant la structure de l’entreprise, la mise en place d’un onboarding commun aux nouveaux arrivants d’équipes distinctes peut-être nécessaire. Ces derniers vont donc être en contact avec différentes personnes référentes au sein de l’entreprise.👇

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Chaque nouvel arrivant a besoin d’avoir une personne à laquelle se référer lors de ces premiers jours. Que ce soit un membre des ressources humaines, un manager ou un « buddy » (parrain), il est important que le nouveau collaborateur ait un interlocuteur dédié pour répondre à ses questions.

Si vous optez pour un onboarding global et donc inter-équipe, préférez un référent de l’équipe RH qui sera chargé d’accompagner les nouveaux du début à la fin de l’onboarding. Un “Gentil Organisateur” qui depuis son canapé sautera de visio en visio avec eux pour les guider et se charger des transitions (et organiser l’apéro !).

Erreur n° 3 : mal préparer et/ou accompagner les managers

Même si ce sont les RH qui organisent l’onboarding, un manager averti en vaut deux. Ce sont eux qui vont être en contact quotidien avec le nouveau, il est donc important qu’une relation s’établisse en amont.

  • En amont : Pourquoi ne pas intégrer des rappels dans leurs agendas pour qu’ils pensent à envoyer un petit mail, un message ou passer un appel au futur membre de leur équipe ? L’expérience n’en est que renforcée pour le collaborateur qui se sent attendu.
  • Suite à l’onboarding : il est important de prévoir un suivi des managers à J+7 ou J+30. L’objectif ? Renforcer l’accompagnement du nouveau collaborateur, qui loin de son manager et de ses équipes et même avec un onboarding réussi peut vite se sentir très isolé.

💡 Pour accompagner les managers dans cette étape, nous avons mis en place un document de “bonnes pratiques” : tel un phare dans la nuit, ils peuvent s’y référer dès qu’ils le souhaitent, crise ou pas crise.

Erreur n° 4 : négliger le contenu

Vous connaissez le dicton : la première impression est la bonne. Le programme ou le contenu de l’onboarding reflète la personnalité de l’entreprise et est un point important de l’expérience collaborateur : vous faites connaissance.

De quoi faut-il parler lors de l’onboarding?

Il y a des points immanquables lors d’un onboarding : présenter le produit, les équipes ou encore parler de l’organisation globale mais n’oubliez pas les petits gros plus qui feront la différence :

  • La culture. Elle est le coeur de l’entreprise. Quels sont vos rituels ? Vos valeurs ? Qu’est-ce qui anime les fondateurs ? Quelle est la vision ? Quelle est votre organisation ? Et les rapports hiérarchiques ?

👉 Même si l’entretien d’embauche a permis au collaborateur d’effleurer ces thématiques, il doit, dès l’onboarding, savoir où il met les pieds.

  • Les outils. Dès le premier jour, la maîtrise des outils est ce qui va leur permettre d’être rapidement autonomes et leur faire gagner un maximum de temps. Il ne faut donc pas lésiner sur l’utilisation des outils.

Chez Swile, nous avons prévu une demi-heure de plus qu’à l’origine et nous avons centralisé des infos et des tutos en accès libre. Plus de précisions, moins de questions 👌

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Et pour un contenu réussi, il faut :

  • Des intervenants préparés. Tout le monde ne naît pas orateur. Aussi, il est important que les différents intervenants soient accompagnés dans la construction de leur présentation et de leur discours.

👉 Une bonne préparation pour un bon accueil : Il n’y a rien de pire qu’un intervenant qui a l’air d’avoir négligé son intervention :  » Bon, ça c’est l’ancienne version mais j’ai pas eu le temps de l’actualiser « . L’expérience collaborateur risque d’en pâtir.

  • Des sujets adaptés à l’actualité. En l’occurrence, le télétravail ou plus largement comment l’entreprise gère la crise sanitaire depuis ces débuts. Peut-être qu’une intervention sur la gestion de l’équilibre vie pro/vie perso est nécessaire ? Ou encore aborder toutes les règles mises en place pour garder de la cohésion entre les équipes même à distance ? Bref, on s’adapte.

Erreur n°5 : avoir une mauvaise gestion du temps

Vous le savez, rien ne se passe jamais comme prévu. Aussi, la gestion du temps est primordiale pour affronter les différents imprévus :

  • La ponctualité des intervenants. Dans un premier temps, s’assurer qu’ils sont bien au courant de l’heure à laquelle ils présentent leur thématique et dans un second temps, s’assurer qu’ils soient à l’heure. N’hésitez pas à mettre des rendez-vous et des rappels dans leur agenda !
  • Les problèmes techniques. Tout comme lors des visioconférences, il faut anticiper les problèmes techniques. Même à l’heure de Zoom et de la 5G, il y a toujours quelqu’un qui ne capte pas, n’entend pas ou ne connait pas l’outil de visioconférence utilisé.
  • Les questions. Il y a TOUJOURS des questions. Prévoyez du temps pour qu’ils les posent.
  • Les pauses. Laissez le temps aux nouveaux de souffler, d’intégrer ce qu’on vient de leur dire et d’engager la conversation avec leurs collègues !

Erreur n°6 : oublier que la mission première de l’onboarding est l’intégration.

Evitez de faire subir aux nouveaux 10h de présentation magistrale sans pauses-café. Laissez de la place aux échanges, aux questions et aux moments plus ludiques.

💡 Vous pouvez prévoir des pauses en incluant d’autres collaborateurs, organiser des activités entre les sessions de présentation, prévoir un apéro virtuel pour rencontrer le reste des équipes, etc. Et pour rester créatif, la clé est de ne pas se reposer sur ses acquis.

Erreur n°7 : rester sur ses acquis

Lorsqu’on a une recette qui tient la route, il est parfois difficile de s’en défaire. Et pourtant, la remise en question est souvent la clé du succès.

Aussi, il ne faut pas négliger la prise de retours de la part des derniers arrivés. L’envoi d’un sondage à l’aide d’un outil en ligne, la mise en place d’un rapport d’étonnement sur le sujet ou un échange oral à la fin de l’onboarding sont de bonnes méthodes pour constater les points d’amélioration et ne pas se reposer sur ses lauriers. 👌

Est-ce que le retour au bureau marquera la fin des onboardings à distance ?

Dans quelques temps, si Corona le veut, nous serons à nouveau tous réunis pour de vraies pauses-café. Mais la crise a révélée la viabilité d’une tendance qui existait déjà : le travail à distance. Et l’entreprise doit être capable de s’adapter. Même si le bureau reste le coeur de la vie d’entreprise, cette drôle de période aura eu le mérite de nous servir d’entraînement pour une organisation du travail plus moderne, plus flexible tout en gardant des équipes soudées.


Bonus : la boite à outil de l’onboarding

En interne :

🛠 Un SIRH qui permet d’automatiser le processus de “pre-boarding”, l’envoi des accès IT, et d’avoir toute la documentation administrative en amont.

📝  Un document récapitulatif de toutes les étapes nécessaires au déroulé d’un bon onboarding.

📂  Un dossier où les intervenants et les managers peuvent retrouver toutes les informations nécessaires.

🙋‍♀️  L’application Kahoot! : pour créer de l’engagement via des quizz pendant les présentations.

À disposition des nouveaux collaborateurs :

👨‍💻 Tous les liens de connexions, mots de passe et mode d’emploi de l’outil de visioconférence utilisé pour l’onboarding sur un document récapitulatif.

📚 Un dossier dans lequel les collaborateurs pourront retrouver toutes les présentations, le programme, l’organigramme, le b.a.-ba de votre culture d’entreprise, le mode d’emploi des outils, bref tout ce qui les aidera à passer le premier mois sans encombre.

  • A PROPOS DE SWILE

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