Les fonctionnalités d’une bonne solution de gestion des voyages d'affaires

TEMPS DE LECTURE : 4min

Votre entreprise se développe ? Vous ressentez le besoin de mettre en place une solution de gestion des voyages d'affaires ? Devant la montagne de notes de frais, vous ressentez le besoin de mettre en place un logiciel de gestion des déplacements pro ?Découvrez dans cet article quelles sont les fonctionnalités de gestion d'une bonne solution de gestion des voyages d'affaires .

Qu'est ce qui fait une bonne solution de gestion pour voyages d'affaires ?

Voici les 4 points principaux qui font à notre sens une bonne solution de gestion des voyages d'affaires :

• L'inventaire
• Les fonctionnalités de gestion
• L'ergonomie
• Le service client voyageur

Dans cet article, nous allons traiter du second point, les fonctionnalités de gestion d'une solution de gestion des voyages d'affaires.

Fonctionnalités de gestion d'une solution de voyages d'affaires ?

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Informations des voyageurs d'affaires

La première fonctionnalité importante d'une bonne solution de gestion des voyages d'affaires est la centralisation des données des voyageurs d'affaires : il est essentiel que la plateforme permette d'enregistrer les données de voyage des collaborateurs. Et ce de manière sécurisée !

Ainsi, il est important que la solution de voyages d'affaires puisse centraliser les données de passeport, la date de naissance ou la nationalité des collaborateurs qui sont amenés à voyager. Les informations liées pour chaque profil de voyageur permettent par exemple à un collaborateur A de réserver pour un collaborateur B sans le déranger : c'est un gain de temps et de sérénité quand on voit à quel prix les prix des billets d'avion ou de train peuvent évoluer rapidement !

Dans le cas d'une gestion centralisée des voyages d'affaires, l'Office Manager ou le responsable administratif ne devra pas gérer manuellement les informations des collaborateurs pour chaque nouvelle réservation de billets de train, d'avion ou encore de nuit d'hôtels.

Une bonne solution de gestion des voyages d'affaires doit aussi permettre aux collaborateurs de pré-enregistrer l'ensemble de leurs cartes avantages. C'est un gain de temps significatif pour ces derniers lors de la saisie de leurs informations. Aussi, cela permet à l'entreprise de réduire les coûts des déplacements professionnels de manière considérable. À titre d'exemple, le programme BlueBiz d'Air France est disponible dans notre plateforme.

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Gestion des notes de frais et de la facturation

La deuxième fonctionnalité critique est une simplification radicale de la gestion comptable des déplacements professionnels qui permet de soulager le travail de l'équipe finance de l'entreprise.

Ainsi, il faudra attendre de votre solution de gestion des voyages d'affaires qu'elle centralise la totalité des réservations et simplifie le processus de comptabilisation, notamment sur la gestion des notes de frais et de la facturation.

Vous pourrez ainsi dire adieu aux notes de frais grâce à la mise en place d'un prélèvement SEPA - gestion de virement bancaire automatique. Les voyageurs n'auront plus à avancer les frais ainsi que de saisir et soumettre pour validation les notes de frais de leurs déplacements professionnels. Le service comptable récupère toutes les factures sur une seule plateforme. Certaines solutions de voyages d'affaires offrent même la possibilité de mensualiser les factures.

Une bonne solution de gestion de déplacements professionnels permet de faire gagner beaucoup de temps aux voyageurs et comptables quant à la gestion de la facturation. Une plateforme de gestion des déplacements professionnels devient incontournable lorsqu'elle permet de gérer plusieurs équipes qui sont directement reliées à des entités de facturation spécifiques. Cette fonctionnalité permet d'éviter les refacturations internes.

Pour rappel, voici le coût de gestion d'une note de frais .

Politique voyage et validation des déplacements professionnels

La dernière fonctionnalité clé est la mise en place de votre politique voyage dans l'outil de gestion des voyages d'affaires, afin de vous assurer que les voyageurs respecteront les règles lors de leurs réservations.

Il peut être intéressant de mettre en place des circuits de validation (un 'validateur' peut valider les demandes de réservations de ses collègues).

Si vous n'avez pas de politique voyage en place, vous pourrez avoir envie de mettre en place une politique voyage intelligente, qui s'adapte automatiquement aux prix du marché pour éviter les réservations abusives.

Une bonne solution de gestion des voyages d'affaires permet d'informer en temps réel et de façon claire les règles mises en place par la direction. À titre d'exemple, le voyageur doit voir en temps réel les vols d'avions qui sont hors budget par rapport aux limites prédéfinies par les dirigeants directement dans les résultats de recherche.

Vous êtes en train de choisir votre solution de gestion de voyage d'affaires ?

L'inventaire d'une solution pour voyages d'affaires est capital, car il va en grande partie déterminer le taux d'adoption de vos voyageurs à cette nouvelle solution.

Votre entreprise se développe ? Vous ressentez le besoin de mettre en place une solution de gestion des voyages d'affaires ? Devant la montagne de notes de frais, vous ressentez le besoin de mettre en place un logiciel de gestion des déplacements pro ? Découvrez dans cet article ce qui fait une bonne solution de voyages d'affaires.

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L'inventaire d'une bonne solution de voyages d'affaires

Les tarifs de l'inventaire

Une bonne solution de gestion des voyages d'affaires se doit de ne pas décevoir vos voyageurs : vous devez vérifier que les tarifs proposés ne sont pas délirants par rapport à ce que vos voyageurs auraient pu trouver en ligne. Faites plusieurs essais, sur un trajet low-cost et sur des compagnies aériennes classiques, ainsi que. Les tarifs peuvent être légèrement plus élevés, mais ne doivent surtout pas être plus de 10-15% plus élevés que ceux que vous trouvez sur des comparateurs comme Skyscanner ou Kayak.

En effet, vos voyageurs d'affaires vont aussi faire la comparaison : s'ils trouvent que les prix sont trop élevés, ils iront faire leurs réservations ailleurs et vos efforts de centralisation de la comptabilité et de la donnée voyages seront vains.

La profondeur de l'inventaire

Les sites de tourisme sont devenus experts dans la construction de combinaisons de vols qui permettent aux voyageurs de toujours trouver des options qui correspondent à leurs horaires. Par exemple, proposer l'aller sur une compagnie, et le retour sur une autre. Vérifiez que votre plateforme de gestion des déplacements propose autant d'options que les sites de réservation en ligne habituellement utilisés par vos voyageurs.

Les cartes de fidélité et de réduction

Un des aspects fondamentaux pour favoriser l'adoption de votre nouvelle solution de gestion des voyages d'affaires est le fait que vos voyageurs puissent renseigner leurs cartes de fidélité. Faites un petit sondage en interne : quelles sont les cartes d'abonnement ou de fidélité possédées par vos voyageurs ? Votre solution les propose-t-elle ?