Comment se faire rembourser ses notes de frais en tant qu’auto-entrepreneur ?

Se faire rembourser ses frais de déplacement en auto-entrepreneur ?

Avant de comprendre comment se faire rembourser ses notes de frais, il convient de voir les différents frais professionnels que l’auto-entrepreneur peut engager.

Les frais professionnels d’un indépendant

Au cours d’une mission professionnelle, le travailleur indépendant peut être amené à se déplacer. Dans ce cadre, il engage plusieurs frais qui doivent pouvoir être refacturés au client. Voici les principaux :

• Le transport : ça peut être l’achat d’un billet de train, d’avion ou de bus.
• L’hébergement : si vous devez passer une ou plusieurs nuits à l’hôtel pour les besoins de votre mission, il est possible de le facturer au client.
• L’achat de matériel : par exemple, un artisan qui achète du carrelage pour refaire la cuisine de son client.

Mais attention, pour que le client prenne en charge ces frais, il faudra d’abord remplir certaines conditions.

Les conditions de remboursement des notes de frais

Si le remboursement des frais professionnels en tant qu’auto-entrepreneur est possible, il faut toutefois remplir certaines conditions :

• Obtenir l’accord du client : il faudra alors déterminer les frais à rembourser.
• Faire apparaître la note de frais sur la facture : les montants doivent être renseignés en TTC et non en HT. En effet, même si l'auto-entrepreneur ne facture pas la TVA, ce n’est pas forcément le cas du client. Si c’est un professionnel, il pourra bénéficier d’une déduction de TVA.
• Transmettre les justificatifs : ça servira de preuve quant aux frais réellement engagés.

Si vous remplissez ces conditions, vous pourrez facturer les notes de frais à votre client. Mais l’inconvénient, c’est que cela vient gonfler artificiellement le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur. Et au vu des spécificités de ce statut, ce n’est pas toujours avantageux.

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Déduire ses notes de frais en auto-entrepreneur

Les auto-entrepreneurs bénéficient d’un régime fiscal simplifié. Si ce statut est avantageux au niveau des démarches administratives, il présente aussi quelques faiblesses. En particulier si vous souhaitez déduire vos notes de frais.

La non-déductibilité des charges de l’auto-entrepreneur

L’avantage du statut d’auto-entrepreneur, c’est la simplicité des démarches :

• Une création de société simplifiée ;
• Une absence d’obligation de bilan comptable annuel ;
• Une franchise de TVA.

Mais en contrepartie, le travailleur indépendant est imposé sur son chiffre d’affaires annuel, sans possibilité de déduire les charges.

Or, même si elles sont remboursées par le client, les notes de frais représentent une charge. Elles viennent donc gonfler artificiellement le CA de l’auto-entrepreneur. Et c’est ce montant qui est pris en compte pour le paiement des cotisations sociales auprès de l’URSSAF, la cotisation foncière des entreprises (CFE) et l’impôt sur le revenu.

Alors si des déplacements professionnels sont très réguliers, il peut être intéressant de changer de statut. Ou simplement de changer de méthode. Car il existe une autre manière de se faire rembourser les notes de frais sans impacter le chiffre d’affaires.

Notes de frais ou frais de débours ?

Pour éviter d’impacter le chiffre d’affaires de votre micro-entreprise, il est préférable de passer par les frais de débours. En effet, selon l’article 267 CGI (Code Général des Impôts), ils ne sont pas pris en compte dans l’assiette d’imposition.

Dans ce cadre, il faudra respecter les conditions suivantes :

• Une facture établie au nom du client (par exemple pour le billet de train, l’achat du carrelage…) ;
• La mention “débours” à part sur la facture client ;
• Un mandat de débours (c’est l’accord préalable écrit du client) ;
• Les pièces justificatives jointes à la facture client.

Ici, il n’y a pas de refacturation. Il s’agit plutôt d’une avance pour le compte du client.

Pour vous aider, on vous propose justement un modèle de note de débours. Pour y accéder, remplissez ce formulaire et nous vous l'enverrons par mail :

Bon à savoir : en tant qu’auto-entrepreneur, vous n’êtes pas imposé sur 100 % de votre chiffre d’affaires. Alors même si vous ne pouvez déduire les charges ou les indemnités kilométriques, vous bénéficiez toutefois d’un abattement forfaitaire (de 34 à 71% en fonction de votre profession).