Comment calculer l’avantage en nature voiture ?

Pour simplifier les démarches administratives et bénéficier d’une fiscalité avantageuse, la voiture de fonction est un incontournable en entreprise.

Souvent destiné aux professions nécessitant de nombreux déplacements, telles que les commerciaux et dirigeants, cet avantage en nature est confié pour un usage mixte (professionnel et personnel).

Quelles sont les règles à connaî​tre pour l’utilisation et le financement d’un véhicule de fonction ? Comment calculer l’avantage en nature de type voiture ? On vous explique tout sur le sujet.

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Qu’est-ce que l’avantage en nature de la voiture de fonction ?

Un avantage en nature est un bien ou un service fourni par l’employeur (voiture de fonction, téléphone, ordinateur, logement…). La mise à disposition peut être gratuite ou moyennant une participation du salarié inférieure à leur valeur réelle.

Cette pratique très répandue en entreprise permet d’éviter les charges administratives (vérification des notes de frais, remboursement, location…) tout en facilitant les déplacements des collaborateurs.

Véhicule de fonction ou de service : quelle différence ?

Le véhicule de fonction, ou véhicule de société, est utilisé par un seul salarié à des fins à la fois professionnelles et personnelles. Il sert pendant les horaires de travail mais également pendant les week-end et jours de congés du salarié.

C’est un avantage en nature : par définition, il fait partie de la rémunération, tout comme le revenu mensuel. Par conséquent, la voiture de fonction apparaît dans le contrat de travail.

L’ajout ou la suppression de cet avantage exige donc une modification de ce contrat, ainsi qu’une revalorisation de salaire, ce que l’employé peut refuser.

Le véhicule de service, quant à lui, n’est pas considéré comme un avantage en nature. Il sert uniquement aux déplacements professionnels, généralement pendant les horaires de travail et doit être ramené dans les locaux de l’entreprise après usage.

Il apparaît également dans le contrat de travail mais peut être conduit par différents employés. Sa suppression n’entraîne aucune revalorisation de salaire.

Qui paie le carburant de la voiture de fonction ?

Dans le cas d’un usage privé, l’employeur peut décider ou non de prendre en charge les frais de carburant du véhicule de fonction. En revanche, pendant les horaires de travail, c’est l’entreprise qui doit payer ce type de frais. Le salarié fournit alors les preuves de paiement pour obtenir un remboursement.

Qui paie l’entretien et l’assurance de la voiture de fonction ?

Le véhicule est obligatoirement assuré par son propriétaire, c’est-à-dire par l’entreprise qui le possède ou par la société de location qui le met à disposition. Le salarié est alors le seul conducteur.

En cas d’accident, c’est à l’assureur du véhicule de fonction de prendre en charge les frais de réparation, que le conducteur soit fautif ou non. Hors faute lourde du salarié dans le cadre de l’accident, il appartient également à l’entreprise de payer une éventuelle franchise.

En général, l’entretien de la voiture de fonction est pris en charge par l’employeur, mais il est possible que le contrat de travail ait prévu une participation aux frais de la part du salarié, après négociation de l’avantage en nature.

Qui paie l’amende d’une voiture de fonction ?

Stationnement interdit, excès de vitesse… Quelle que soit l’infraction commise, l’amende est adressée au titulaire de la carte grise, donc à l’employeur ou à la société de location.

L’article L121-6 du Code de la route oblige l’entreprise à communiquer l’identité du conducteur, qui doit ensuite régler l’amende. Il est alors sanctionné d’un retrait de points sur son permis de conduire.

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Calcul d’un avantage en nature de type voiture

Le calcul de l’avantage en nature voiture est effectué, au choix de l’employeur, selon l’une des deux méthodes suivantes :

  • Sur la base des dépenses réellement engagées ;
  • Sur la base d’un forfait annuel.

Méthode de calcul n°1 : dépense réelle

Pour cette méthode de calcul de l’avantage en nature, il faut différencier le cas d’une voiture achetée et celui d’une voiture louée.

Si le véhicule de fonction est acheté par l’entreprise, les dépenses réelles comprennent :

  • L’amortissement sur 5 ans à hauteur de 20 % par an ;
  • L’assurance ;
  • Les frais d’entretien.

Attention : si le véhicule a plus de 5 ans, l’amortissement passe à 10 %.

Si le véhicule de fonction est loué, en location longue durée (LLD) ou location avec option d’achat (LOA), les dépenses réelles comprennent :

  • Le coût global annuel de location ;
  • L’assurance ;
  • Les frais d’entretien.

Pour obtenir la valeur totale de l’avantage en nature, réalisez ensuite le calcul suivant : dépenses réelles + rapport entre le kilométrage parcouru par le salarié pour son usage personnel et le kilométrage total + les frais de carburant, s’ils sont payés par l’employeur.

Méthode de calcul n°2 : évaluation forfaitaire

Pour l’évaluation au forfait, là aussi, il est nécessaire de savoir à qui revient la propriété de la voiture de fonction.

Dans le cas d’un véhicule acheté, l’avantage en nature se calcule de la façon suivante :

  • Le véhicule a moins de 5 ans : 9 % du coût d’achat TTC + les frais de carburant payés par l’employeur OU 12 % du coût d’achat TTC ;
  • Le véhicule a plus de 5 ans : 6 % du coût d’achat TTC + les frais de carburant payés par l’employeur OU 9 % du coût d’achat TTC.

Dans le cas d’un véhicule loué, le calcul de l’avantage en nature prend la forme suivante :

  • 30 % du coût global annuel de location + entretien + assurance + frais réels de carburant utilisé à des fins personnelles ;
  • 40 % du coût global annuel de location + entretien + assurance + coût global du carburant utilisé à des fins personnelles et professionnelles.

Si le bénéficiaire du véhicule verse une indemnité financière pour son utilisation, cette dernière est déduite du montant de l’avantage en nature calculé.

Calcul du véhicule électrique

Vous partez plutôt sur des véhicules électriques ? Les méthodes de calcul évoquées ci-dessus s’appliquent à tout type de motorisation, mais vous devez connaître quelques particularités.

Si vous mettez à disposition un véhicule de fonction 100 % électrique, entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022 :

  • Les frais d’électricité payés par l’employeur n’entrent pas en compte dans le calcul de l’avantage en nature ;
  • Un abattement de 50 % est à effectuer sur l’avantage en nature dans sa globalité. Le montant de cet abattement est plafonné à 1 800 € par an.

De plus, lorsque l’avantage en nature est calculé sur la base d’un forfait, l’employeur qui loue, avec ou sans option d’achat, un véhicule électrique doit évaluer cet avantage sur la base de 30 % du coût global annuel.

Ce coût global comprend la location, l’entretien et l’assurance du véhicule puisque les frais d’électricité ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’avantage en nature.

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