Comment construire une campagne de “feedback 360” ?

Nombreuses sont les entreprises qui se laissent séduire par le “feedback 360”. Et pour cause, il contribue fortement à l’engagement des salariés puisqu’il leur permet d’avoir un regard plus large que celui de leur manager sur leur travail.

Premiers pas… 

Avant de construire une campagne de feedback 360, assurez-vous de trois choses : 

• 👩‍🎓Former les équipes. Pour leur apprendre à donner et recevoir du feedback. C’est une étape primordiale pour la réussite de l’opération.

• 🛠  Choisir le bon outil. Chez Swile nous avons choisi Leapsome, mais à vous de définir l’outil qui vous convient le mieux. 
• 📝Définir, écrire et partager tout le process aux équipes de manière transparente via un document qu’ils pourront consulter à leur guise. 

💡 Si vous n’avez pas encore formé vos équipes à l’art du feedback, vous pouvez faire appel à Solar Management (testé et approuvé !)  et en attendant, vous pouvez faire le plein de bienveillance au travers de notre article sur le pouvoir du merci. 

Maintenant que les bases sont posées, rentrons dans le vif du sujet : nous allons vous partager de manière très transparente, notre vision et notre méthode de mise en place d’une campagne de feedback 360. Quelle est la fréquence choisie ? Combien de pairs choisissons-nous ? Quelles questions rentrent dans le processus ? 

📣 Attention, le feedback 360 n’est pas une science exacte : à vous de vous l’approprier, et de trouver la formule qui vous convient ! 

Le 360, qu’est-ce que c’est ? 

L’objectif ? Accompagner tous les collaborateurs dans leur développement personnel au travers de moments privilégiés pour recevoir et donner du feedback, prendre du recul sur les 6 derniers mois écoulés et donner de la visibilité sur les 6 mois à venir. 

Cet exercice n’est pas seulement un exercice individuel et unilatéral de manager à membre de l’équipe, c’est un exercice collectif qui doit inclure un maximum de parties prenantes. C’est pour cette raison que des pairs sont inclus dans le processus. 

Comment se déroule le 360 ?

Tous les 6 mois, en mars et en septembre, l’équipe “People Experience” (ou RH) lance des “cycles de 360” via notre outil de feedback : Leapsome. Ils se déroulent en deux temps :

Étape 1 : le “peer feedback” 

👉 Pourquoi le “peer feedback” ?

Après avoir été formé, chaque collaborateur est en mesure de donner du feedback, c’est pourquoi on les encourage à en donner et en recevoir régulièrement. Complimenter sur ce qui a été bien réalisé et mettre en avant ce qui pourrait être mieux exécuté permet à chacun de grandir et d’apprendre sur soi-même. 💪

💡 Bien sûr, cet exercice biannuel n’empêche pas le feedback spontané et continu tout au long de l’année !

👉 Comment bien choisir ses pairs ?

Chaque collaborateur peut nommer entre 3 et 5 pairs. Pour que ce soit pertinent, nous recommandons de choisir au minimum :

• Une personne de la même équipe
• Une personne appartenant à une autre équipe avec qui le collaborateur travaille régulièrement, comme un·e « client·e interne ».

✅ Le choix des pairs est validé par le ou la manager qui pourra, si besoin, en rajouter.

💡 L’idée est de choisir des pairs qui sont en mesure d’apporter les retours les plus pertinents. Le but est d’aider chaque salarié à grandir et à se développer.

👉 Qu’est ce qui est demandé à un pair ?

🎯 L’objectif principal du feedback entre pairs est d’aider les collaborateurs à préparer leur entretien individuel avec leur manager et à prendre conscience de ce que les autres apprécient chez eux ou ce qui pourrait les aider à être encore plus efficaces.

Concrètement, chaque pair donne son feedback par écrit en répondant à 3 questions :

1. 🦄 Quelles sont les valeurs avec lesquelles le collaborateur est le plus aligné ? (plusieurs choix possibles)  
2. 👏 Qu’est-ce que le collaborateur fait le mieux ? 
3. 🚀 Qu’est-ce que le collaborateur pourrait améliorer ? 

C’est donc un feedback constructif qui est demandé. 

👉 Avec qui est partagé ce feedback ?

Dès que les pairs ont rédigé leur feedback, il est partagé avec la ou le collaborateur concerné, ainsi que sa ou son manager. L’équipe “People Experience” a également accès aux réponses partagées.

💡 Une fois le feedback partagé, il ne faut pas hésiter à encourager les collaborateurs à en parler de vive voix avec leurs pairs. 

Étape 2 : le feedback 180 

👉 Le feedback 180, qu’est-ce que c’est ?

C’est un feedback de “membre de l’équipe”  à manager et de manager à “membre de l’équipe”. Ce n’est certainement pas un exercice unilatéral ou une revue de performance qui servirait à noter les compétences d’un membre de l’équipe.

🟢 Feedback de manager à membre de l’équipe

Cet exercice est pensé pour que les managers puissent prendre du recul sur ce qui a été réalisé par les membres de leur équipe, et les accompagner dans leur développement.

C’est aussi une manière pour eux de recevoir du feedback de la part des membres de leur équipe, ce qui les aidera, eux aussi, à se développer.

🟢 Feedback de membre de l’équipe à manager

C’est l’occasion pour chaque membre de l’équipe de partager du feedback sur ce qui a pu être réalisé au cours des 6 derniers mois, ce qui a été facilement exécuté ou, au contraire, plus difficile à mettre en œuvre et pour quelles raisons.

Cet exercice permet aussi à chaque membre de l’équipe de partager ce qu’il apprécie chez son ou sa manager, et là où il a besoin de support.

Enfin, chaque membre de l’équipe peut prendre ce moment pour exprimer à son ou sa manager ses perspectives de développement.

👉 Comment se déroule le feedback 180 ?

Il se déroule en 3 temps :

1. Préparation par écrit via un questionnaire (sur Leapsome ou tout autre outil), par le membre de l’équipe et le manager. Certaines questions sont communes, d’autres individuelles. 
2. Partage du questionnaire : les réponses ne seront visibles par les parties concernées qu’une fois qu’elles auront été rédigées. Autrement dit, personne ne pourra voir les réponses de l’autre avant d’avoir rempli le formulaire de son côté.
3. Entretien individuel manager <> membre de l’équipe pour développer ce qui a été mentionné dans le questionnaire et rajouter des commentaires libres si besoin.
4. Validation du questionnaire une fois que les commentaires libres ont été ajoutés.

Exemples de questions  

👉 Questions générales : le membre de l’équipe répond en son nom et le manager, répond pour la personne concernée de son équipe. 

• De manière générale, comment se sont déroulés ces dernières semaines et derniers mois ? 😎
• Est-ce que tu te sens reconnu.e à ta juste valeur ? ⭐️
• As-tu un bon équilibre vie privée-vie professionnelle ? ⚖️
• Quelles sont tes principales réalisations sur les mois écoulés ? 🏅
• Concernant tes objectifs, tu dirais que : 🎯
• Quels sont tes principaux atouts dans ton travail ? 🏋️‍♀️
• Quels sont tes axes d’amélioration ? 📚

👉 Questions pour le 180 : Seul.e le membre de l’équipe réponds à ces questions, les réponses seront partagées mutuellement une fois que chacun.e aura complété sa partie.

• Qu’est-ce que tu apprécies chez ta ou ton manager, que tu aimerais qu’elle ou il continue à faire ? 🙌
• Qu’est-ce que tu aimerais qu’elle ou il change ? 🔄
• Qu’est-ce que pourrait faire ta ou ton manager pour t’aider à te développer sur ton poste ? 🤝
• Qu’est-ce que tu aimerais apprendre au cours des prochains mois ? 🧑‍🏫
• Selon toi, quel est le problème majeur de notre organisation ? 💬

📅 Calendrier 2021

Pour 2021, voilà le calendrier prévu chez Swile. Libre à vous de choisir la fréquence la plus adaptée aux besoins de vos équipes ! 👇

Et de conclure… 

Formé, outillé et fortement inspiré par cette méthodologie, vous voilà armé·e pour entamer la construction de votre campagne 360 ! Sans mauvais jeu de mot, nous irions même jusqu’à dire que grâce aux 360, vous aurez plus d’un tour dans votre sac pour engager les collaborateurs !